Organisatie - 1 januari 1970

Wageningen UR gaat websites aanharken

De kenniseenheid Groene ruimte begint volgende maand als eerste met een vrijwel volledig opgeschoonde en nieuw gestructureerde intra- en internetsite. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een content management systeem dat nu Wageningen UR-breed beschikbaar komt. ,,De techniek is klaar, de omzetting van de inhoud wordt een klus waar we nog wel even zoet mee zijn”, meent projectleider ing. Hendrik Klompmaker van de afdeling ICT van het Facilitair Bedrijf.

,,Onze schatting is dat zo’n driekwart van de informatie op de huidige websites verouderd is'', zegt Klompmaker. ,,Vaak blijkt zelfs de datum die onder een internetpagina staat, niet te kloppen. Het is allemaal wel te begrijpen, maar een professionele uitstraling heeft het natuurlijk niet. Het is logisch dat je de overstap naar een nieuw systeem gebruikt om de zaak flink aan te harken.’’
De techniek die er voor moet gaan zorgen dat het beheer van webpagina’s op een gestructureerde manier vorm krijgt, is op een oor na geveld. ,,Eind volgende week is de techniek klaar, maar het echte werk begint dan pas. De migratie van de inhoud is geen onderdeel van het project’’.
Het gekozen content management systeem, Microsoft Content Management Server 2002, werkt volgens het redactiemodel van een krant. Auteurs kunnen teksten invoeren en als een eindredacteur ermee instemt, is het met een druk op de knop gepubliceerd op intra- of internet. Een belangrijk voordeel van het systeem is het hergebruik van gepubliceerde informatie, waardoor het mogelijk wordt pagina’s van elders uit de organisatie in de eigen presentatie op te nemen. Zo wordt het eenvoudiger nieuwsberichten, evenementen en vacatures uit te wisselen. Ook de lay-out van webpagina’s en wijzigingen in de huisstijl kunnen met de spreekwoordelijke druk van de knop worden doorgevoerd. De tekst wordt daartoe los van de opmaak ingevoerd.
Bij de kenniseenheid Groene Ruimte (KGR) gaan volgende maand de nieuwe - met het content management systeem gebouwde - websites in de lucht: eerst op intranet en daarna op internet. Drs Kristel Klein, medewerker van de afdeling Strategie, marketing en communicatie van KGR, heeft dat proces begeleid. ,,Wij waren al langer bezig en hadden eigenlijk voor een ander systeem gekozen dat meer op maat was toegesneden. Afgelopen zomer is besloten om dat om te buigen naar het Microsoft content management systeem”.
De overstap naar het nieuwe systeem heeft extra geld en tijd gekost, maar Klein is nu toch wel tevreden over het resultaat. ,,We hebben zowel bij Alterra als bij het departement Omgevingswetenschappen de mensen gevraagd wat ze zelf wilden, en die wensen vertaald in een ontwerp. Daarbij hebben we ook duidelijk onze doelstellingen vanuit communicatie meegenomen. Voor het intranet gaat het vaak om heel praktische dingen: de interne telefoongids, het reserveren van een zaal of het regelen van een auto. Op internet willen de centra vooral hun projecten en onderwijsaanbod laten zien’’. De ontsluiting van de informatie op de nieuwe internetsites van Wageningen UR is niet zo zeer organisatorisch, maar vooral op onderwerp. De namen van de centra van voorloper kenniseenheid Groene ruimte, waarin leerstoelgroepen van de universiteit en teams van Alterra nu samenwerken, worden als leidend thema gebruikt. Klein: ,,Een goede zoekfunctie is essentieel, het gaat er vooral om welke informatie de gebruiker zoekt, niet zozeer wie het aanbiedt’’.

Voor het beheer van de nieuwe KGR-website zijn inmiddels zo’n 25 deelsitebeheerders en ruim vijftig auteurs opgeleid. De eenvormigheid van de sites hoeft volgens Klein niet te betekenen dat ze saai worden. ,,Het wordt vooral overzichtelijker. En er is genoeg ruimte om iets frivools te doen, plaatjes of grafiekjes toevoegen wordt voor de meeste mensen juist makkelijker, want die kun je gewoon met je muis in de presentatie slepen’’.
Of de presentatie van de kenniseenheid in de huidige opmaak 2005 haalt is nog maar de vraag. Klein gaat nu als projectleider voor de centrale stafafdeling Communicatie de websites van de gehele organisatie tegen het licht houden. ,,Het gaat er vooral om dat verschillende doelgroepen op een snelle eenvoudige manier de informatie krijgt die zij zoeken en om een daarbij passende uitstraling'', stelt Klein. ,,Een website is geen doel op zich, maar slechts een middel om een doel te bereiken. Als daarvoor aanpassingen in de websites van de kenniseenheden nodig zijn kunnen ze bij KGR in ieder geval eenvoudig worden doorgevoerd.’’
Dat er sprake is van een flinke klus staat buiten kijf. Volgens een inventarisatie van Klompmaker heeft de centrale website van Wageningen UR al meer dan negentigduizend pagina’s. Hij schat dat er WUR-breed minstens honderd webservers in de lucht zijn. ,,Er is wel eens een spookwebsite aangetroffen waarvan niemand meer het password wist'', aldus Klompmaker. ,,Dan werd er uiteindelijk maar een nieuwe webserver in de lucht gebracht. In de nieuwe opzet zijn zulke uitwassen niet meer mogelijk.’’ | G.v.M.

Re:ageer