Wetenschap - 28 maart 2002

Uitbesteding telefonie kost drie miljoen euro

Uitbesteding telefonie kost drie miljoen euro

Het uitbesteden van het technisch beheer van de telefonie van Wageningen UR is uitgelopen op een miljoenenstrop. Accountants hebben becijferd dat Wageningen UR minstens drie miljoen euro goedkoper uit was geweest als het de telefoniediensten in eigen hand had gehouden. Dat blijkt uit een intern rapport waar het Wb de hand op heeft weten te leggen.

Wageningen UR is na de uitbesteding jaarlijks 860.000 euro meer kwijt aan telefoonkosten. De kosten van telefonie zijn daarmee met tachtig procent toegenomen. De consultants stellen dat Wageningen UR ook duurder uit was geweest als het de telefonie in eigen beheer had gehouden omdat investeringen hoe dan ook noodzakelijk waren. Maar die optie was wel veel goedkoper uitgevallen. Zelfs met extra investeringen om het serviceniveau op een hoger peil te brengen, was Wageningen UR jaarlijks 590.000 euro goedkoper uit geweest als het de telefonie in eigen hand had gehouden. Over de contractperiode van vijf jaar betekent dat dus een strop van bijna drie miljoen euro.

De consultants brengen in het rapport dat in augustus 2001 is geschreven in opdracht van de toen nieuwe ICT-directeur Richard Rhemrev in kaart hoe het misliep bij de uitbesteding van de telefoniediensten aan KPN-telecom. Belangrijkste kritiekpunt: de raad van bestuur nam zijn beslissing op basis van ondeugdelijke informatie. Ten onrechte ging de raad van bestuur er bijvoorbeeld van uit dat alle telefoniediensten zouden worden uitbesteed. In werkelijkheid neemt KPN slechts het technisch beheer voor haar rekening. De bemensing van de telefooncentrale en het sturen van rekeningen voor de telefonie naar de verschillende kenniseenheden blijven echter een zaak voor Wageningen UR. De personeelskosten vallen daardoor hoger uit dan de raad van bestuur bij de uitbesteding voorzag. Een andere tegenvaller was het aantal telefoonaansluitingen, dat hoger bleek dan voorzien. Door alle extra kosten viel ook de BTW zo'n 100.000 euro hoger uit.

De raad van bestuur nam het besluit om het technisch beheer van de telefooncentrales uit te besteden aan KPN-telecom in november 2000. Het plan kwam tot stand in de periode dat Wageningen UR de facilitaire diensten van DLO en de universiteit fuseerden tot ??n facilitair bedrijf. Tegelijk met de uitbesteding moesten de aparte telefooncentrales van DLO en de universiteit worden samengevoegd. Volgens de consultants was de slechte communicatie tussen de afdelingen van DLO en de universiteit ??n van de oorzaken voor de financi?le tegenvallers. Er heerste een 'wij-zij-gevoel' tussen de verschillende bloedgroepen.

DLO had al in het voorjaar van 2000 besloten in zee te gaan met KPN. De afdeling ICT van de universiteit werd daarna door centraal DLO onder druk gezet om snel akkoord te gaan met het voorstel omdat er in de DLO-begroting al rekening was gehouden met de uitbesteding en de daaraan gekoppelde verkoop van de telefooncentrale.

Opdrachtgever Richard Rhemrev stelt in een reactie op het rapport dat zijn afdeling direct na het verschijnen van het onderzoek op zoek is gegaan naar mogelijkheden om de kosten alsnog te drukken. E?n besparing is al gevonden, het afsluiten van driehonderd onnodige telefoonaansluitingen leverde een besparing op van 65.000 euro. Rhemrev verwacht dat KPN mee wil werken bij het zoeken naar andere mogelijkheden om de kosten nog wat te drukken. | K.V.

Re:ageer