Organisatie - 26 januari 2012

Tussenstand na drie maanden Het Nieuwe Werken - Elke dag anders

Werken zonder vaste stek. Sinds drie maanden is het de dagelijkse realiteit voor 120 medewerkers van het Facilitair Bedrijf in het nieuwe gebouw Actio. Gewapend met een mobiel en een laptop zoeken ze iedere dag een geschikte werkplek. 'Een goede plek wil je graag vasthouden. Zeker op maandag.'

18-Het-nieuwe-werken-%28blauw%29.jpg
In de grote receptieruimte met kleurige loungehoek vormt de groenwand van levende planten, de 'verticale tuin' een hoogstandje. Achter de deuren, die zich alleen openen voor 120 uitverkorenen van het Facilitair Bedrijf met een pasje, is het soberder. Groepjes mensen werken aan rijen witte tafels die zich uitstrekken naar achteren. De muren zijn wit en leeg, de vloerbedekking grijs. Je praat vanzelf iets zachter, als in een bibliotheek. Voorin mag gepraat worden, achterin moet het stil zijn.
Het Nieuwe Werken (HNW) bestaat inmiddels al zeker tien jaar, maar gezien de ingrijpende aanpassingen die nodig zijn, verloopt de opmars langzaam. Het onlangs opgeleverde Actio-gebouw heeft de primeur voor Wageningen UR. Het bekendste kenmerk van HNW is uiteraard dat medewerkers geen vaste werkplek meer hebben. Maar zeker zo belangrijk is een ruimtelijke indeling in taaktype: geconcentreerd werk vraagt immers om een andere entourage dan een taak waarbij de communicatielijnen juist open moeten zijn. Dat zien we ook terug in Actio.
'Van tevoren maak je een plan voor de dagindeling. Ik werk in drie blokken: geconcentreerd, toegankelijk of in overleg', vertelt sectiehoofd vastgoedbeleid Eise Ebbelink. Ze bevindt zich in een felgroene oorstoel in het midden van de ruimte. Verderop zijn de focusruimtes, glazen eenpersoonshokjes waarin mensen rustig kunnen werken of bellen. 'De hoeveelheid intercollegiale mailtjes is verminderd, omdat je elkaar vaker tussendoor spreekt. Maar de grootste verbetering zit 'm in de faciliteiten, zoals vergaderkamers met videoconferencing. Ik heb veel overleg met collega's in Den Haag en Lelystad. Nu sta je live met elkaar in contact', aldus Ebbelink.
Socialer
Bijzondere plekken zijn de loungehoekjes, de kleine stille bibliotheek en de Wii-spelcomputer boven. Controller Paul Veenstra is één van de weinige Wii-gebruikers. 'Als het regent in de lunchpauze gaan we met collega's een potje bowlen of tennissen. En wanneer je helemaal leeg bent na een vergadering, speel je een kwartiertje.'
Aan de 'stamtafel' boven zitten acht mensen van de afdeling Inkoop, met een boterhammetje, koffie of thee. Op de werkplekken mag niet gegeten worden, hier wel. Senior inkoper Ben Kranenburg is tevreden. Dankzij zijn lengte van 2,05 meter heeft hij als enige in Actio een eigen stoel. 'We vragen ons weleens af of we nu productiever zijn', zegt Kranenburg. 'We zijn wel socialer', vult een collega aan. Alhoewel het geven en krijgen van feedback als het gaat om geluidsoverlast, zoals te hard praten, lastig blijft, zegt ze vervolgens. Een andere inkoper vindt het uurtje dat je van je werkplek weg mag zijn, te kort. Als je langer dan een uur wegblijft, bijvoorbeeld voor een overleg, moet je je werkplek namelijk vrijmaken. 'Een goede plek wil je graag vasthouden. Zeker op maandag.'
Kaal
Over het algemeen vinden de inkopers het nieuwe werken 'sfeerverhogend'. De sobere omgeving doet daar geen afbreuk aan. De afdeling heeft wel toestemming gevraagd om kerstkaarten neer te zetten bij het keukenblok. Dat mocht, voor één week.
Anderen vinden het wel erg kaal in Actio. Zoals milieudeskundige Monique Groen. Vroeger had ze een verzameling pluchen koetjes op haar kamer. Nu heeft ze er nog maar eentje. 'Ik mis de huiselijkheid wel'. Toch valt het nieuwe werken haar niet zo tegen als ze vreesde. 'Ik werk graag met papier en heb vele meters moeten opruimen. Vergunningen lees ik liever niet op een beeldscherm. Daar is wel naar geluisterd. Er is nu bijvoorbeeld een archief dat voor ons toegankelijk is.' Verder hebben de meeste mensen genoeg aan de 80 tot 100 cm plankruimte in de kast die ieder tot zijn beschikking heeft.
Een enkel beeldscherm
Maar niet iedereen deelt het enthousiasme. Ict-ondersteuner Ariën van Leusden noemt het nieuwe werken verre van ideaal. Van Leusden zit beneden op een aanlandplek waar mensen snel even kunnen neerstrijken. Vroeger werkte hij met twee 24 inch beeldschermen en meerdere pc's. Nu moet hij het doen met één laptop met een 15 inch beeldscherm. 'Soms heb je geluk en vind je een plek met een beeldscherm, maar er zijn dagen dat het om half negen al volzit. Dat is lastig, want we nemen regelmatig een computer over op afstand. Dan laat je de virusscanner lopen terwijl je andere werkzaamheden doet.' Wanneer Van Leusden weg moet vanwege een storing, moet hij de scan onderbreken.
Zijn collega's ziet Van Leusden ook minder vaak. 'Je zit versnipperd, bent op pad en loopt elkaar mis. Wel ontmoet ik meer mensen van andere afdelingen.'
De problemen van het groepje ict'ers zijn bekend, vertelt Peter Booman, directeur van het Facilitair Bedrijf. Een aantal oplossingen zijn in zicht. Zo worden alle bureauwerkplekken binnenkort van een beeldscherm voorzien en komen er computers voor overname op afstand.
Niet gaan polderen
Ook andere knelpunten worden in het oog gehouden, onder meer met evaluatiebijeenkomsten en schriftelijke enquêtes onder de werknemers in februari en eind dit jaar. 'We hebben van tevoren afgesproken om niet te gaan polderen in het concept, maar om mensen wel serieus te nemen', vertelt Booman. 'Zo'n vier procent van de medewerkers heeft nog omschakelproblemen en mist bijvoorbeeld de vertrouwdheid van de eigen plek en het vaste kamermaatje. Maar ik heb goede hoop dat we die er ook doorheen kunnen helpen.'
Op den duur zullen ook de totale it-afdeling van 150 mensen en mogelijk later de bibliotheek, met 90 medewerkers, overstappen. Booman: 'Wij vormen een demo. Hopelijk raken mensen van andere onderdelen geïnspireerd.'
Toch is het nieuwe werken voor Booman zelf ook weleens lastig. 'Ik hobbel van de ene naar de andere bespreking en moet steeds opnieuw een plekje zoeken. Er zijn dagen dat ik mijn laptop niet eens uit de locker haal.' Desondanks zou Booman geen eigen kamer willen. 'Het geeft een heel goed gevoel als ik hier rondloop en de mensen met elkaar bezig zie. Ik wil graag onderdeel zijn van de creativiteit en dynamiek. Je voelt de energie.'
Na vijf uur loopt Actio snel leeg. Een enkeling zit nog te werken, terwijl de schoonmaakster al bezig is. 'Voor ons scheelt het wel', zegt ze. 'Normaal moet je om de spullen heen werken. Hier houden ze het goed schoon.'
Tips voor een zachte landing:
1. Trek budget uit voor een mooie en deugdelijke inrichting.
2. Bereid werknemers goed voor op digitalisering van documenten en het ergonomisch instellen van meubilair.
3. Betrek medewerkers bij keuzes, bijvoorbeeld voor geschikte bureaustoelen.
4. Stel een reglement op en train werknemers in het geven en krijgen van feedback, zodat ze elkaar effectief kunnen aanspreken.
5. Handel naar voortschrijdend inzicht. Maak aanpassingen indien nodig.
Voor 70 procent werkplekken
'Kostenbesparing is nooit het uitgangspunt geweest. Voor de inrichting is een binnenhuisarchitect in de arm genomen en we hebben geïnvesteerd in goede bureaustoelen, mooi meubilair en goede audiovisuele middelen', vertelt Rolf Heling, locatiemanager van Actio. 'De gemiddelde bezetting van de werkvloer in ons oude pand was 47 procent. Op piekdagen zoals dinsdag en donderdag liep dat op tot 71 procent', aldus Heling. In de voorbereidingsfase is er een activiteitenanalyse gedaan. Iemand checkte ieder uur de bezettingsgraad en de werkzaamheden die mensen uitvoerden, zoals lezen, bellen, vergaderen of typen. 'We hebben nu voor 70 procent plaats. Als iedereen er is, is het soms even zoeken naar een goede plek.'
Zelf vindt Heling het een mooie werkomgeving. 'Ik ben beter vindbaar en word veel meer aangesproken. Omdat je in de wandelgangen dingen op kunt lossen, ben je minder tijd kwijt met formeel overleg en mails.'

Re:ageer