Organisatie - 15 januari 2015

Steeds meer regeltjes

tekst:
Albert Sikkema
2

Medewerkers ergeren zich aan de bureaucratie bij Wageningen UR. De universiteit trekt zich dat aan en wil dit jaar flink snijden in de procedures en protocollen. Maar waar te beginnen? Resource maakte alvast een rondje en bracht de grootste ergernissen in kaart

Veel medewerkers van Wageningen UR storen zich aan de bureaucratie in de organisatie. Dat bleek onlangs uit de resultaten van de Medewerkersmonitor 2014. Naar aanleiding daarvan vroeg Resource een handvol medewerkers naar hun grootste bureaucratische ergernis. Daar hoefden de meesten niet lang over na de denken: het declareren van een buitenlandse reis. Alle (on)kosten van die reis, inclusief het taxiritje in Accra en het etentje met buitenlandse collega’s, moeten met bonnetjes worden verantwoord, terwijl veel taxichauffeurs en restaurants in die landen geen rekening op eigen briefpapier uitschrijven. Bovendien moeten alle bonnetjes worden gescand en van een paraaf worden voorzien, anders accepteert het systeem de declaraties niet. Een complexe en tijdrovende bezigheid.

Irritatie
Oudere medewerkers denken met weemoed terug aan het eenvoudige systeem van vaste dagvergoedingen. Maar die tijd komt nooit meer terug, weet Annemieke Beers, directeur Bedrijfsvoering van de kenniseenheid AFSG. ‘Dat systeem past niet meer bij de huidige eisen van financiële verantwoording’, zegt Beers. En die verant- woordingsdruk wordt steeds omvangrijker en complexer, stelt ze met leedwezen vast. Op verzoek van de Raad van Bestuur hield Beers in het najaar een rondvraag onder medewerkers van Wageningen UR om te ontdekken waar de belangrijkste bureaucratische pijn zit. In de IT-systemen, zo bleek. ‘De gebrekkige kwaliteit en effectiviteit daarvan levert veel irritatie op’, aldus Beers.  

De volgende stap is het verbeteren van deze en  andere bureaucratische hotspots. Daar wil ze dit jaar mee aan de slag. Geen gemakkelijke opgave, zegt Beers. ‘Veel bureaucratie importeren we van buiten. Financiers als het ministerie, de topsector, NWO en de EU stellen steeds meer eisen aan een project. Dat kunnen wij niet veranderen.’ Het is zaak, vindt ze, om zo effectief mogelijk om te gaan met al die externe regels en voorwaarden. Daarnaast creëert Wageningen UR ook zelf bureaucratie voor de medewerkers. Het gehate declaratiesysteem voor buitenlandse reizen bijvoorbeeld. Ook daar wordt dit jaar wat aan gedaan als het aan Beers ligt. Andere personeels- en declaratiesystemen staan eveneens op haar to-do lijstje. Onderzoekers moeten wat haar betreft meer administratieve taken kunnen delegeren aan de secretaresse. Werk aan de winkel dus.


RESOURCE'S LIJSTJE VAN BUREAUCRATISCH WAGENINGEN

DE (BUITENLANDSE) KOSTENDECLARATIE Niet alleen de declaratie van de buitenlandse reis is ingewikkeld, in feite zijn alle kostendeclaraties bij Wageningen UR complex. Stel: je koopt een boek voor je werk. Omdat je het boek bestelt bij bol.com, krijg je de bon en de factuur digitaal. Die zou je zo aan het declaratiesysteem kunnen aanleveren, maar nee, er moet een paraaf op. Dus moet je de bon printen, een paraaf zetten, daarna de bon weer scannen en opsturen. Kan dat simpeler?  DE

shutterstock_38610796_bonnen.jpg

PROJECTVOORWAARDEN Een beetje Wageningse onderzoeker dient regelmatig offertes in voor nieuwe projecten bij een topsector of de EU. Dat betekent: een hele berg formulieren invullen. Voor elke aanvraag is er een ander format waarbij je aan veel voorwaarden moet vol- doen, die vaak niets te maken hebben met de inhoud van je voorstel. Een vormfout in de aanvraag betekent meestal een afwijzing. Bovendien zijn de accountants van de financiers steeds strenger geworden. Je moet tot de laatste vijf euro uitleggen waarom je de eetbonnetjes declareert. Daardoor wordt de projectadministratie van Wageningen UR steeds complexer. We importeren dus bureaucratie.  

GOEDE  VOORNEMENS Goede voornemens zijn mooi. Zo besloot de universiteit in de afgelopen jaren om de studeerbaarheid van de opleidingen te verbeteren, om de studiekeuze beter te regelen en om de zorg voor buitenlandse studenten te vergroten. Daarom zijn er nu presta- tieafspraken met de overheid, een Gedragscode buitenlandse studenten en een regeling studiekeuze-check. Gedragscodes leiden tot regeltjes die moeten worden opgesteld, gehandhaafd, beoordeeld en geëvalueerd.  

DE REKENING VAN DE ZZP’ER Een freelancer of zzp’er die een tekst, foto of meubelstuk wil leveren, krijgt te maken met de afdelingen Inkoop en Financiën. Eerst moet hij een offerte leveren. De afdeling Inkoop moet  deze kostenindicatie goedkeuren en kan er vervolgens een bestelnummer aan koppelen. Als de zzp’er zijn dienst heeft geleverd, dan moet zijn directe opdrachtgever naar de financiële afdeling. Die moet eerst de leverancier toevoegen aan het systeem en kijkt vervolgens ook of de declaratie overeen komt met de kostenindicatie. Als de bedragen niet overeen komen, wordt de factuur vaak afgewezen en moet opnieuw overlegd worden om de betaling rond te krijgen. Per saldo kost de verwerking van de factuur soms meer geld dan de opdracht zelf.

man2.jpg

TOILET TICKET Stel, het toilet loopt niet door. Vroeger belde je dan de receptie en dan was het in tien minuten verholpen. Nu moet je een mail sturen aan het Facilitair Bedrijf (FB). Die maakt (1) een ticket aan, met alle gegevens van de afdeling en het toilet. Het FB mailt dan (2) de receptie dat het toilet niet doorloopt. De receptie belt vervolgens (3) de beheerder of die het kan verhelpen. Zo nee, dan wordt (4) een loodgieter gebeld. Deze procedure geldt ook als het schrijf- en wc-papier op is of als de printer vastloopt. Vroeger was er direct contact met de leveranciers en makers, nu worden er tickets aangemaakt.

TIJDSCHRIJVEN Net als de DLO-medewerkers moeten universitaire onderzoekers ‘tijdschrijven’, oftewel bijhouden hoeveel uur ze aan onderzoek, begeleiding van aio’s en onderwijs besteden. In de praktijk is de tijdsbesteding vaak te complex en te versnipperd om goed te kunnen administreren. Daarom schrijven onderzoekers bijvoorbeeld dat ze maandag en dinsdag hun aio’s begeleiden, woensdag aan onderwijs besteden, etc. Problemen ontstaan wanneer de verlofdagen, die gekoppeld zijn aan het tijdschrijfsysteem, niet matchen met die gegevens. Dan krijgen ze de accountant op hun dak. Dat maakt tijdschrijven lastig.

Re:acties 2

  • Ivo

    Wat fijn dat hier serieus werk van gemaakt gaat worden!

    Ik kan me echter wel een betere plaats dan hier voorstellen om input te leveren. Wie is er contactpersoon of waar kan men met suggesties/frustraties terecht?

    Reageer
  • Leo van der Heijden

    Het voorbeeld van declareren van een boek dat je zelf koopt bij bol.com is niet handig gekozen: Je kunt de besteller van je afdeling gewoon vraag via proQme het boek te bestellen bij de twee boekenleveranciers waar we contracten mee hebben. De factuur komt dan rechtstreeks bij de financiële administratie en er is dan geen declaratie nodig.

    Reageer
    • SFS

      Dat is niet het geval als je een 'gewone medewerker' bent. Bij veel leerstoelgroepen kan alleen de secretaresse dat, en die schakel je vaak niet in bij dit soort aankopen.
      Hetzelfde is het geval als je geen NS-businesscard hebt en dienstreizen maakt: je moet dan de uitdraai van de site van de ov-chipkaart weer gaan inscannen.


Re:ageer