Organisatie - 2 november 2006

Steeds meer papierwerk

De bureaucratie groeit in Wageningen. Driekwart van de respondenten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek gaf aan dat ze last hadden van overdadig papierwerk. Zestig procent stelt dat het de afgelopen twee jaar ondanks bezuinigingen op de overhead alleen maar erger is geworden. Hoe komt dat?

Dr. Juul Limpens, leerstoelgroep Natuurbeheer en plantenecologie
‘Ik ben geen deskundige, maar ik vermoed dat vooral het samengaan met Alterra zorgt voor meer bureaucratie. Neem een aanvraag voor een derde geldstroomproject. Vroeger legde je dat voor aan het hoofd van de vakgroep. Nu moet er ook nog iemand van een financiële afdeling van Alterra naar kijken.
Of neem het elektronisch bestelsysteem. Stel dat ik een paar potjes nodig heb voor een student. Dan moet ik dat nu invoeren in een systeem, en naar de secretaresse die een handtekening regelt van iemand die ik verder niet ken.
Nog een mooi voorbeeld is reizen naar het buitenland. Die reis kun je sinds kort makkelijker boeken, maar nu moet je een back-to-officerapport schrijven over wat je hebt gedaan. Dat verslag verschijnt op een site. Dat zou nuttig kunnen zijn omdat mensen dan weten wat je hebt gedaan, maar ik geloof niet dat iemand ooit de tijd neemt om die verslagen te lezen.
Een poosje geleden las ik dat kleine eenheden meestal beter werken. Middelgrote ziekenhuizen doen het beter dan hele grote. Ik geloof dat dit ook hier speelt. Bij een kleine organisatie ken je de mensen, en kun je binnenlopen als je iemand nodig hebt. Als de organisatie groter wordt kan dat niet meer, en dan worden er allerlei procedures bedacht om toch greep te houden op de zaak.’

Ir. Henk van der Mheen, onderzoeker bij Imares
‘Dat er bij Imares meer klachten zijn over bureaucratie dan elders ligt denk ik aan de reorganisaties van de afgelopen tijd. Veranderingen zorgen voor een gevoel van bureaucratie omdat je niet meer weet waar je moet zijn. Dingen kosten dan meer tijd.
Wat hier in IJmuiden ook meespeelt is dat veel via Lelystad moet worden geregeld. Daar loop je niet even binnen als iets niet duidelijk is, waardoor zaken afstandelijker en minder soepel kunnen verlopen. Ik denk dat het vooral wennen is aan nieuwe setting. In mijn beleving ben ik niet meer tijd kwijt aan papierwerk dan voorheen.’

Dr. Peter Kuikman, onderzoeker bij Alterra
‘Ik kan een paar redenen verzinnen. Ten eerste dat het niet zo is, dat de bureaucratie afneemt als er bezuinigd wordt op de overhead. Maar het kan goed zijn dat er taken verschuiven naar onderzoekers. Een tweede reden is certificering. Om aan kwaliteitscriteria te voldoen moet steeds meer worden geadministreerd. En tot slot automatisering. Die wordt naar mijn smaak niet effectief benut.
Je wordt wel steeds vaker gevraagd om via een invulscherm allerlei gegevens in te voeren, maar ze denken zelden aan het gebruiksgemak van de onderzoeker. De belastingdienst is wat dat betreft een stuk verder dan Wageningen UR. Overal moeten parafen onder. Waarom hebben wij geen elektronische handtekening? Dat zou heel veel tijd en irritatie schelen.’

Dr. Aline de Koeijer, onderzoeker bij de Animal Sciences Group
‘Bij onze divisie speelt denk ik dat steeds meer mensen toetreden tot het management van de afdeling. Die willen vervolgens allerlei dingen van je weten. Verder zijn er veel kleinigheidjes. Wij hadden natuurlijk al tijdschrijven, beleidsplannen en businessplannen. Ik erger me ook mateloos aan het tijdschrijfsysteem. Ik kan zelf geen overzicht krijgen van mijn uren. Dan moet ik langs allerlei mensen met suboverzichtjes per project. Daarom houd ik een eigen overzichtje bij, maar dat kost natuurlijk wel extra tijd.
Een deel van het probleem heeft te maken met mensen op de werkvloer zelf. Wijs geworden zorgen veel mensen dat ze niet als eerste in de rij staan als er een nieuw systeem wordt ingevoerd. Je wilt niet alle kinderziektes tegenkomen, om vervolgens te merken dat het systeem niet wordt doorgevoerd. Dus iedereen wacht af, waardoor er soms twee of drie systemen naast elkaar draaien. Dat helpt natuurlijk niet.’
Verder probeert het ministerie van LNV steeds meer controle uit te oefenen op het onderzoek, waardoor ook het binnenhalen van projecten voor LNV steeds meer werk oplevert.

Hans Hoenjet, docent Van Hall Larenstein Velp
‘Ik heb hier wat rondgevraagd, en wij hebben een behoorlijke waslijst. Zal ik maar van wal steken?
Sinds kort hebben wij competentiegericht onderwijs. Het eerste jaar van de opleidingen is al aangepast. Voor elk vak moet je aangeven welke competenties studenten verwerven, en hoe dat wordt getoetst. De administratie daarvan is een heidens karwei. Er zijn zeven hoofdcompetenties, maar daaronder schuilt een woud aan deelcompetenties.
Een ander voorbeeld. Studenten houden een portfolio bij waarin zij beschrijven welke competenties ze willen leren, en hoe zich dat gedurende de vier jaar van hun opleiding ontwikkelt. Een studieloopbaanbegeleider moet dat lezen om te zorgen dat hij studenten goed begeleidt. Weer meer bureauwerk.
Nog één. Het afgelopen jaar is de accreditatiecommissie langs geweest. Dat kostte echt vreselijk veel tijd. Je moet alles verantwoorden. Toen ze hier waren lagen er zestig documenten op tafel. Al die stukken moeten natuurlijk geschreven en besproken worden. We vergaderden elke week. En dan heb ik het nog niet over personeelsplannen en roostering.
Of wij zo hard werken aan de kwaliteit van het onderwijs dat we aan onderwijs niet meer toekomen? Wacht, ik vraag het even. (...) Ja, een volmondig ja van mijn collega’s.
Ik zie het ook niet snel veranderen. We zitten gevangen in een systeem. Dit zie je niet alleen in het onderwijs. Uit de zorg hoor je vergelijkbare verhalen. Mensen komen niet meer toe aan hun kerntaken. Dat heeft onder andere met schaalgrootte te maken. Ik weet nog dat we hier vroeger één directeur hadden, die zelf ook nog wel eens onderwijs gaf. Moet je nu eens kijken op de derde verdieping. En dan zijn wij verhoudingsgewijs nog een kleine school.’

Re:ageer