Organisatie - 12 maart 2009

NEGEN TIPS VOOR MINDER BUREAUCRATIE

Bureaucratie blijkt moeilijk grijpbaar. Veertig procent van het personeel had in de Medewerkersmonitor aangegeven in hun functioneren te worden belemmerd door formulieren en procedures van Wageningen UR. Toch kwam op de prijsvraag van kenniseenheid AFSG, die vroeg om oplossingen voor het verminderen van de bureaucratie, slechts één reactie, van prof. Marcel Zwietering.
Zwietering, hoogleraar Levensmiddelenmicrobiologie, heeft negen geboden opgesteld om de regel- en werkdruk te verminderen. ‘Voor elke nieuwe bureaucratische regel of nieuw invulformulier moeten er twee oude verdwijnen’, is zijn tip 1. En tip 4 luidt: ‘Het management denkt bij elke regel voordat deze ingevoerd gaat worden: ga ik dit zelf ook doen? Is het antwoord daarop ‘nee, eigenlijk niet, want daar heb ik het te druk voor’, dan is dat een duidelijke indicatie dat de regel verkeerd is.’
Er komen steeds meer regeltjes, vindt Zwietering, maar hij wil geen klaagzang houden over die regeldruk. ‘Ik wil dat mensen nadenken voordat ze anderen opzadelen met een regel of formulier: is het echt nodig, dient het het doel dat ik voor ogen heb?’
Daarbij gaat het echt niet alleen om managers, ook de medewerkers kunnen elkaar ontlasten. Bijvoorbeeld door een vorm van e-mail etiquette. ‘Ik vind dat mensen te vaak op de reply to all-knop drukken, terwijl het mailtje is gericht aan één persoon. De regel moet zijn: reply to sender, in hoge uitzondering to all. Verder wordt te vaak de beloofde attached file vergeten. Dat is echt vervelend als je dat mailtje aan zestig anderen stuurt. Mijn punt is: wees je bewust wat je doet.’ Zijn laatste gebod verwijst daar ook naar.
Tip 9: ‘Als we zelf door een uur meer tijd te besteden, twintig andere mensen een kwartier winst kunnen bezorgen, hebben we vier uur winst.’

Re:ageer