Wetenschap - 1 januari 1970

‘Minder rompslomp en overleg’

Tijs Breukink is sinds een half jaar de financiële man in de raad van bestuur. Afkomstig van Arcadis - 'volop in de gure wind van de markt' - valt hem de Wageningse voorliefde voor procedures op. 'In plaats van de doelmatigheidsvraag staat hier vaak de vraag voorop of alles correct is verlopen. Dat is lang niet altijd in het belang van de organisatie en ook niet per se goed voor de medewerkers.'

Tijs Breukink. / foto Guy Ackermans

Breukink heeft de afgelopen zes maanden verschillende kennismakingsbijeenkomsten bijgewoond. 'Wat mij is opgevallen is de enorme betrokkenheid van onze medewerkers bij hun werk. Als je een wetenschapper naar zijn onderzoek vraagt, ben je niet zomaar weg. Bijna iedereen die ik hier gesproken heb, is zeer geëngageerd. Wij zijn als raad van bestuur de laatste weken op tournee met wat we de strategieronde noemen. Ook daar komt het debat helemaal los als het over de inhoud gaat.'
Die betrokkenheid uit zich niet in warme gevoelens over het management en de koepelorganisatie, heeft Breukink gemerkt. Lachend: 'Die warme betrokkenheid richt zich primair op de eigen omgeving. Het gevoel dat mensen hebben bij Wageningen UR als geheel is een stuk minder. Ik was dat bij Arcadis anders gewend, daar identificeerde de medewerker zich veel meer met de grote organisatie. Hier zet men zich eerder af tegen dat geheel en tegen het management. Deels is die kritische houding een natuurlijk onderdeel van de cultuur van een universiteit. Dat hoort zo. Maar soms heb ik het gevoel dat het doorslaat en dat het zurig en negatief wordt.'

Wij-zij
Maar is het erg dat er geen fanclub is voor de raad van bestuur? Als mensen hard werken, met veel hart voor hun eigen project, geeft het toch niet dat ze aan de koffietafel mopperen over de raad van bestuur? 'Dat is waar, het is op zich geen probleem als de raad van bestuur niet geadoreerd wordt. Maar het kan wel een probleem zijn als mensen zich gaan afzetten tegen het management en de structuur. Wageningen UR heeft er niet voor niets voor gekozen om zich te organiseren zoals het is. De gedachte is dat wij voordelen kunnen halen uit de samenwerking. Dat kan gefrustreerd worden als mensen zich alleen afzetten en in wij-zijtermen denken over de eigen organisatie.'
Breukink heeft onder andere het facilitair bedrijf en onderdelen van het bestuurscentrum in zijn portefeuille. 'Ik zie daar ook dat de samenwerking met de kenniseenheden beter kan. Ik wil de komende tijd ervoor zorgen dat er meer wederzijds respect komt. Ik vind bijvoorbeeld de term 'overhead' negatief en kwetsend. Zo moet je niet over mensen praten. Ik wil dat de afnemers van de centrale diensten ervaren dat ze meerwaarde krijgen, en dat de centrale staf en het facilitair bedrijf het leven veraangenamen en geen dure balast zijn waar zij alleen maar ongemak van hebben. De wederzijdse waardering van professionals voor professionals is daarbij van groot belang.'

‘Samenwerking wordt gefrustreerd als mensen alleen in wij-zijtermen denken'
Flexibeler
Breukink heeft zijn intrek genomen in het Wageningse bestuurscentrum net nadat de grootste reorganisatie uit de geschiedenis van Wageningen UR en zijn voorgangers is ingezet. Honderden banen zullen verdwijnen in de bezuinigingsoperatie Focus 2006. De raad van bestuur heeft 50 miljoen euro gereserveerd voor het plan. 'Dat was een enorme aanslag op de balans, dat willen we niet nog een keer meemaken.' Hij wil de komende jaren daarom Wageningen UR flexibeler maken. 'Wij moeten ons zo inrichten dat wij klaar zijn voor verandering. Dat kan op verschillende manieren. Denk aan de huisvesting. We zijn nu gewend dat we de meeste gebouwen in eigen beheer hebben. Ik denk dat we in de toekomst meer ruimtes zullen huren. Als een onderdeel een poosje goed draait, huur je extra ruimte. Gaat het minder, dan zeg je de huur op.'
Een andere manier om Wageningen UR sneller te laten reageren op tegenwind is het verbeteren van de administratieve procedures. Tot voor kort waren er zeven verschillende databases voor de boekhouding van Wageningen UR. Breukink wil één databestand dat volgens uniforme procedures wordt bijgehouden. De concernstandaard, in jargon. 'Nu worden kosten op verschillende plaatsen verschillend gerubriceerd. Dat is lastig als je bijvoorbeeld in gesprek bent met de centrale ondernemingsraad over overheadkosten. Wat reken je daar wel bij en wat niet?'
Breukink wil ook een nieuw systeem, 'Kameleon', voor projectadministratie bij de instituten van Wageningen UR. 'Het administratieve systeem bestaat nu uit allemaal losse eilandjes waardoor je als projectleider op verschillende plaatsen dezelfde gegevens moet invoeren. En die systemen hebben allemaal hun eigen systematiek. Daar willen wij vanaf. Maar bij Arcadis heb ik wel geleerd dat je niet te veel ineens overhoop moet gooien. Daar is één systeem geïntroduceerd voor tijdschrijven, administratie en dergelijke: SAP. Dat is ontzettend kostbaar geweest en is erg moeizaam verlopen.' In Wageningen wil Breukink daarom niet teveel in één keer overhoop halen.

Tijdwinst
Volgens de financiële man van de raad van bestuur zal niet alleen het management baat hebben bij de nieuwe administratie. 'Eén van de doelen is dat onze onderzoekers minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer projectinformatie tot hun beschikking krijgen. Daarnaast is het in het belang van de onderzoeker dat het management over goede informatie beschikt. Snelle, accurate gegevens leiden tot betere besluitvorming.'
Vooral in de snelheid van de besluitvorming is er volgens Breukink veel te winnen. 'Wat mij opvalt, is het intensieve overleg.' Over het reorganisatieplan Focus 2006 is bijvoorbeeld circa anderhalf jaar gepraat voordat het plan werd aangenomen. 'Ik wil niet zwartepieten, ik weet niet wiens schuld dat was. Maar je kunt wel vaststellen dat het niet in het belang van de organisatie is geweest, en daarmee ook niet in dat van de medewerkers.'

Korné Versluis

Re:ageer