Organisatie - 31 mei 2011

Kameleon drukt inkomsten van het LEI

Het LEI draaide opeens verlies in het eerste kwartaal van dit jaar. Eén van de oorzaken: het nieuwe projectmanagementsysteem Kameleon. Medewerkers kunnen niet meer vlotjes projecten invoeren en tijdschrijven.

Kameleon1.jpg
De afgelopen jaren draaide het LEI winst, het eerste kwartaal van dit jaar realiseerde het instituut een verlies. Het gemiddelde aantal declarabele uren per mede­werker daalde naar 75 procent, zes procent onder de target van het LEI. Is er opeens veel minder werk? Nou, zegt OR-secretaris Paul van der Wielen van de Social Sciences Group, er is geen reden voor paniek. De orderportefeuille met opdrachten zit voller dan een jaar geleden. Wel heeft het ministerie van EL&I later opdrachten toegekend door de samenvoeging van LNV en Economische Zaken.
Van der Wielen hoort van medewerkers een andere oorzaak voor het teleurstellende resultaat van het eerste kwartaal: het projectmanagementsysteem Kameleon dat per 1 januari is ingevoerd bij het LEI. De invoering van Kameleon kost de LEI-medewerkers extra tijd, waardoor hun declarabele uren afnemen. Bovendien vraagt Kameleon, in tegenstelling tot het eerdere projectmanage­ment­systeem, om veel parafen.
‘Medewerkers die projecten invoeren en bijhouden in het systeem, hebben voortdurend goedkeuring nodig van hun afdelingshoofd alvorens ze meer gegevens kunnen invoeren’, zegt Van der Wielen. ‘En het systeem loopt nog wel eens vast. Een projectcode wordt echter pas verstrekt wanneer alle projectinvoer-stappen zijn doorlopen en er goedkeuring is. Een projectleider heeft een projectcode nodig om betalingen te verrichten en mensen projecturen toe te kennen. In sommige gevallen leidt dat ertoe dat er nog geen tijd is geschreven op projecten terwijl daar mogelijk wel aan gewerkt is. Ook kunnen externe deelnemers aan projecten niet op tijd worden betaald. Dit heeft geleid tot vervelende situaties.’
Laan van Staalduinen, directeur Bedrijfsvoering van de Social Sciences Group, bevestigt de problemen. Het kostte het LEI twee maanden om alle projecten in Kameleon te zetten, pas daarna konden medewerkers gaan tijdschrijven in het systeem, vertelt ze. ‘Kameleon gaat niet van een leien dakje.’ Het systeem bevatte ‘bugs’ en vraagt om een andere werkwijze van de medewerkers. Maar sinds april loopt de projectadministratie weer beter en zijn veel algemene uren omgezet in projecturen, zegt Van Staalduinen.    
Volgens Van der Wielen voldoet Kameleon nog steeds niet aan de wensen van de gebruiker van het systeem, hoewel het systeem reeds is geïntroduceerd bij Wageningen Imares (in 2009) en bij de Animal Sciences Group en Rikilt (2010). ‘Hoewel er toen verbeteringen zijn doorgevoerd, ondervinden we bij het LEI ook vervelende gevolgen van de introductie van Kameleon. Verdere invoering van Kameleon – zonder de noodzakelijke verbeteringen - zal het resultaat van Wageningen UR geen goed doen.’

Re:ageer