Organisatie - 15 januari 2009

KAMELEON KOMT ER DAN TOCH

Alle informatie over klanten en projecten in één systeem, waarmee je de verschillende systemen bij de kenniseenheden in één klap vervangt. Dat was de ambitie van de makers van Kameleon. Maar het project liep veel vertraging op. Na drie jaar vallen en opstaan gaat het systeem nu draaien bij Wageningen Imares.

Onderzoekers die een project uitvoeren voor een externe opdrachtgever, moeten de voortgang nu nog vastleggen in een relatiebeheerssysteem, een systeem om de uitvoering bij te houden en een boekhoudsysteem. Dat moest simpeler, aldus het programma van eisen in 2005. ‘We wilden als eerste organisatie een geïntegreerd systeem op basis van twee standaard modules van Microsoft’, vertelt Gerard Nieuwenhuis, sinds voorjaar 2007 projectleider van Kameleon. ‘We zouden in 2007 live gaan.’
Dat viel tegen. ‘Toen we met het systeem een maand gingen draaien bij AFSG, bleek het te ingewikkeld, te gebruikersonvriendelijk’, vertelt Nieuwenhuis. Beide pakketten bevatten veel ‘functionaliteit’: knopjes die je aan en uit kunt zetten om dingen in detail bij te houden. De makers ontdekten dat twee van dergelijke complexe softwarepakketten moeizaam met elkaar communiceren.
En niet alleen het relatiebeheer- en projectdeel van Kameleon moesten onderling worden afgesteld, ook de koppeling van Kameleon met het boekhoud- en personeelsinformatiesysteem moest in orde worden gemaakt. ‘Wageningen UR is een complexe organisatie, we hebben bijvoorbeeld zo’n tien verschillende tarieven die gevolgen hebben voor de budgettering van een project’, zegt Nieuwenhuis. ‘Die complexiteit hebben we onderschat.’ De noodzakelijke vereenvoudiging van het systeem kostte een jaar.
In 2008 volgde een nieuwe test bij AFSG. Toen bleek het systeem technisch nog niet stabiel. Het boeken van de materiële kosten, ofwel de prijs van een meetopstelling of kas, was bijvoorbeeld een lastig punt. Maarten van der Zee van het projectteam Kameleon, die de test uitvoerde: ‘We moesten eerst oude gegevens verwijderen voor we aangepaste informatie konden invoeren. Knullig.’
Een andere kwestie die tijdens de test opdoemde was de rolverdeling tussen de gebruikers. ‘Bij het beheer kun je veel vinkjes aanzetten. Het ligt gevoelig wie wat mag doen, en wie welke gegevens mag inzien’, zegt Nieuwenhuis. ‘Een ander punt is dat de managers van de business units straks alle projecten digitaal autoriseren. Als dat niet goed is geregeld, loopt een project vast.’
In december volgde de laatste, succesvolle testronde bij Wageningen Imares. ‘Kameleon doet nu wat de gebruikers willen dat hij doet, op een paar kleine dingetjes na’, zegt Nieuwenhuis. Daarom wordt het systeem eind januari ingevoerd bij het mariene instituut. ‘Als je nu een offerte voor een onderzoek uitbrengt, maak je gelijktijdig een digitaal projectdossier aan, zodat je alle informatie met de manager en collega’s kunt delen. Die faciliteit heeft nog geen enkel instituut.’ Van der Zee: ‘Daar zijn de onderzoekers nog aan het improviseren met folders op de algemene schijf.’

Re:ageer