Foto: een conventioneel labjournaal (credit)
Notitieboeken volgekriebeld met meetresultaten, protocollen, schema’s en een incidentele koffiekring. Nog steeds documenteren veel wetenschappers zo hun werk; wat ze hebben gedaan, de resultaten hiervan en wat ze denken dat deze betekenen. Al een decennium wordt gespeculeerd over digitale vervangers. Dit jaar gaan een aantal Wageningse leerstoelgroepen daadwerkelijk overstag.
Levensmiddelenproceskunde is één van de pioniers. Stafleden, promovendi en studenten documenteren hun werk sinds september met het programma OneNote. Dit is een digitaal notitieboek, niet speciaal ontwikkeld voor wetenschappelijk gebruik. Notities kunnen worden verduidelijkt met foto’s en pdfjes. Alle gegevens worden gesynchroniseerd tussen apparaten, zijn doorzoekbaar en deelbaar. Ook kregen onderzoekers een tablet om overal in het lab makkelijk notities te kunnen maken.
Er is te veel verschil in de eisen, wensen en behoeftes.
Marco Otte, servicemanager bij FB-IT
Tablets
‘En dat bevalt’, zegt Maurice Strubel, onderwijs- en onderzoeksmedewerker bij Levensmiddelenproceskunde. Op enkele medewerkers na gebruikt iedereen de tablet. Zelf voert Strubel alles direct in op zijn tablet, maar anderen schrijven op kladpapiertjes om gegevens op hun pc in te tikken. Ook werkt Strubel aan digitale protocollen – vaak met foto’s en misschien later met film – die worden gedeeld met studenten. ‘Het is natuurlijk niet perfect’, zegt Strubel. Zo zou hij graag zien dat OneNote gegevens direct vanaf meetapparaten kan lezen en ordenen.
Strubel doet zijn pionierswerk onafhankelijk van de IT-afdeling van het facilitair bedrijf. Deze afdeling raakte in de loop van 2015 wel betrokken bij pilot van de Agrotechnology and Food Sciences Group (AFSG) en de Plant Sciences Group (PSG), zegt servicemanager Marco Otte. Bij vijf leerstoelgroepen, vooral van de Plant Sciences Group (PSG), introduceerden ze uiteindelijk eLabJournal. Voorraden worden bijgehouden met het verwante eLabInventory. Otte zegt dat verschillende groepen interesse hebben zich aan te sluiten.
Zuinig op je cijfers
De IT-afdeling heeft bewust geen centrale standaard of beleid vastgesteld. ‘Dat is ook niet aan ons maar aan de Sciences Groups’, zegt Otte. ‘Er is te veel verschil in de eisen, wensen en behoeftes.’ Wel hoopt hij dat leerstoelgroepen kijken of ze zich kunnen aansluiten bij eLabJournal, voordat ze beginnen aan hun eigen initiatief. Otte vindt het zonde als iedereen opnieuw het wiel gaat uitvinden.
‘In de cloud’Bovendien slaat IT alle data op in Wageningen. Veel commerciële labjournaals of notitieprogramma’s staan ‘in de cloud’. Het is niet altijd duidelijk hoe veilig data hier is, en in hoeverre het verantwoordelijke bedrijf en anderen toegang hebben. Gegevens kunnen bovendien in een buitenlandse jurisdictie opgeslagen staan. ‘Maak dus een zorgvuldige afweging of je gevoelige data hebt’, zegt Otte. Hij merkt dat onderzoekers soms naïef zijn over digitale veiligheid en de waarde van data.
Ook mensen uit de wetenschappelijke praktijk zien de risico’s. Philippe Puylaert, analist bij de leerstoelgroep Microbiologie, vindt het vreemd dat er geen centrale regels zijn voor dataveiligheid. ‘Je wil toch niet wachten op het eerste gejatte patent?’’
Je wil toch niet wachten op het eerste gejatte patent?
Philippe Puylaert, analist bij de leerstoelgroep Microbiologie
Puylaert erkent dat de huidige situatie maatwerk mogelijk maakt. Zo bleek bij Microbiologie geen enkele behoefte te bestaan aan tablets. Deze zijn na een pilot prompt weer afgedankt. Ook kiest zijn groep niet voor eLabJournal of OneNote maar voor een gespecialiseerd platform als Labfolder of Benchlink. Onderzoekers waren enthousiast over de mogelijkheden hiervan, zegt Puylaert. Zij merkten onder meer dat ze wetenschappelijke resultaten geordender konden opschrijven; in ‘verhaallijnen’ terwijl in een traditioneel labjournaal proeven door elkaar lopen omdat je het chronologisch opschrijft. ‘Zo houd je de boel bij elkaar.’