Organisatie - 10 juni 2010

De thermometer ligt weer klaar

tekst:
Joris Tielens

Deze maand krijgen alle medewerkers weer het verzoek de medewerkermonitor in te vullen. Wat is er met de resultaten van de monitor uit 2008 gedaan? ‘Er lijkt niets mee te gebeuren.’

Medewerkers van Biotechnion beginnen hun werkdag
'De medewerkermonitor is een thermometer die iedere twee jaar de situatie peilt', zegt Barbara Veltrop, adviseur interne communicatie van de werkgroep die de monitor heeft begeleid. 'Het is een middel om samen aan verbeteringen te werken. Met de resultaten per eenheid kunnen directies en medezeggenschap samen met medewerkers aan de slag. Uiteindelijk heeft de organisatie alle belang bij goedgemotiveerde en betrokken medewerkers, omdat alleen op die manier organisatiedoelen worden gehaald.'
Na de laatste monitor zijn per kenniseenheid begeleidingsteams ingesteld die, samen met directie en medezeggenschap, maatregelen hebben getroffen (zie lijst met maatregelen). Henk van den Bergh, voorzitter van de centrale werkgroep Medewerkermonitor en hoofd HRM bij de Social Sciences Group, zegt dat bij SSG vooral de administratieve lasten zijn aangepakt. Van nieuwe administratieve systemen moet aangetoond worden dat ze efficiënter zijn dan hun voorgangers. Niet alleen managers beslissen daarover, zegt Van den Bergh. 'Ook de mensen die ermee moeten gaan werken wordt nu van tevoren gevraagd wat ze van het systeem vinden.'
Dat de waardering voor leidinggevenden en de raad van bestuur in de vorige monitor zo laag was, vindt Van den Bergh niet vreemd: 'Het is een normaal fenomeen in organisaties. Hoe groter de afstand tot de baas, hoe negatiever het oordeel over hem.' Om het te verbeteren, is er sinds 2008 een betere ondersteuning voor alle leidinggevenden. Daarmee moet de kwaliteit van het leiderschap omhooggaan, waardoor mensen meer vertrouwen krijgen in hun baas, zegt Van den Bergh.
Werkdruk
Om de afstand tussen medewerkers en de raad van bestuur te verkleinen, gaan de bestuurders vaker op bezoek bij medewerkers. Veltrop: 'persoonlijke communicatie van bestuurders kan het best de afstand overbruggen. Medewerkers willen ook zelf gehoord en gezien worden.'
Op de werkvloer merken medewerkers echter weinig van alle acties, zo leert een rondgang. 'Volgens mij vul ik elke keer dezelfde dingen in bij die monitor, namelijk de hoge werkdruk en de administratieve beslommeringen, maar er lijkt niks mee te gebeuren', zegt dr. Frans Griepink die werkt bij Plant Research International. 'Maar ik zal 'm straks wel weer invullen, want je hoopt toch dat er wel iets mee gedaan wordt.'
Anderen kunnen zich de monitor ternauwernood herinneren. 'Ik heb geloof ik wel eens zoiets ingevuld', zegt dr. André Aarnink van Livestock Research. 'De werkdruk komt in ons cluster wel eens ter sprake. Maar of dat nou een gevolg is van die monitor weet ik niet.' Ook bij de leerstoelgroep Meet-, regel- en systeemtechniek van Wageningen Universiteit wordt bij werkoverleg de werkdruk besproken met de medewerkers, vertelt hoofddocent dr. Karel Keesman. 'Maar veel mensen proberen zelf een oplossing te vinden voor een hoge werkdruk. Wat betreft de bureaucratie heb ik niet het idee dat er iets verbeterd is. Veel meer dingen gebeuren nu digitaal, bijvoorbeeld in het onderwijs, en dat kost toch vaak meer tijd dan vroeger.'
Maria Pereira, office manager bij de bibliotheek in Forum, is positief over de bespreking van de resultaten van de monitor van 2008 in het managementteam van de bibliotheek. Daardoor komt de werkdruk beter aan de orde, zegt Pereira. Maar de administratieve beslommeringen, waar de bibliotheek veel mee te maken krijgt, blijven lastig zegt ze. 'Het elektronisch bestelsysteem is de grote ergernis van iedereen. Het kost veel meer tijd dan vroeger.'
Daling ziekteverzuim
Hoe is het nou werkelijk gesteld met de werkstress binnen Wageningen UR? 'Bijna driehonderd mensen kwamen vorig jaar bij het bedrijfsmaatschappelijk werk, en een derde daarvan komt vanwege werkstress', vertelt bedrijfsmaatschappelijk werker Rene Hoevenaren. Het aantal mensen met stressklachten groeide de afgelopen jaren, en ook de workshops over omgaan met werkstress trekken meer deelnemers. Daarentegen is het ziekteverzuim dat is gerelateerd aan werkstress, dus mensen met een burn-out of spanningsklachten, juist gedaald. Hoevenaren concludeert dat medewerkers eerder met klachten komen, waardoor erger vaak voorkomen kan worden. 'Medewerkers en leidinggevenden zijn zich er steeds meer van bewust dat je iets kan doen aan werkstress en dat het zinvol is om op tijd aan de bel te trekken.'
Veltrop van de begeleidingsgroep van de monitor concludeert dat het belangrijk is om via de medewerkermonitor regelmatig van medewerkers te horen hoe ze tegen hun werk aankijken. 'Want hoe meer mensen de lijst invullen, hoe beter zaken zichtbaar worden, en hoe meer aanleiding er is om samen actie te ondernemen.'
Het gevoel van 2008
U als medewerker voelt zich inhoudelijk sterk verbonden met Wageningen UR en u bent tevreden over uw direct leidinggevende. Maar u hebt het ook te druk en wordt teveel van het werk gehouden door administratieve beslommeringen. Naarmate de afstand tussen u en uw leidinggevende groter is, heeft u minder waardering voor hen, en dat geldt vooral voor de raad van bestuur. Dat blijkt uit de resultaten van de medewerkersmonitor van 2008.
De eindrapportages over de vorige medewerkermonitor staan op Intranet/people/welzijn&gezondheid/medewerkermonitor.
Maatregelen
Welke maatregelen hebben de begeleidingsteams zoal genomen na de vorige medewerkermonitor? Wat is er gedaan om de werkdruk te verlichten, administratieve rompslomp te beperken en de afstand tussen bestuur en medewerkers te verkleinen?
• Werkdruk wordt door de leidinggevende standaard aan de orde gesteld in functioneringsgesprekken.
• In geval van te hoge werkstress worden cursussen aangeboden door het bedrijfsmaatschappelijk werk in het omgaan met werkstress.
• Bij ESG is meer ruimte voor talent gemaakt door traineeships voor jonge onderzoekers op te zetten en enkele afgestudeerden een kort dienstverband aan te bieden om een onderzoeksvoorstel uit te werken.
• SSG let bij invoering van nieuwe administratieve systemen op de efficiëntie ervan.
• Leidinggevenden op alle niveaus krijgen beter toegang tot managementinformatie. Er wordt een leergang voor leidinggevenden opgezet, en leidinggevenden worden ondersteund bij teambuilding en cultuurvorming in hun groep.
• Om de zichtbaarheid van de raad van bestuur te vergroten worden regelmatig ontbijt- en lunchbijeenkomsten georganiseerd. Op Intranet verschijnt wekelijks de nieuwsbrief ‘Week van de RvB' en de bestuurders spreken vaak met medewerkers tijdens werkbezoeken in de organisatie.

Re:ageer