Organisatie - 15 september 2011

Bonnetjesterreur

tekst:
Redactie

Het nieuwe declaratiesysteem voor buitenlandse reizen, MobileExpense, moest het leven van de WUR-medewerker gemakkelijker maken. Maar het gemor over de rompslomp en de technische problemen is inmiddels oorverdovend. Wat vinden wij van MXP?

22-HR-bonnetje.jpg
Wat vinden wij van MXP?
Rien Bor
medeweerker studentenwerving
'Voorheen was reisdeclaratie simpel. Je vliegticket en hotelovernachting kon gedeclareerd worden. Daarnaast kreeg je een vast bedrag per dag waarvan ontbijt, lunch, diner en alle andere uitgaven van betaald konden worden. Simpel, niet-fraudegevoelig en geen gezeur met bonnetjes. Ik ben 80 dagen per jaar buiten Europa en over het algemeen klopt de dagvergoeding aardig. Het declaratiesysteem gaat nu via bonnetjes. Ik kom in landen waar je nergens een bonnetje krijgt. Ik stap regelmatig uit een taxi en terwijl anderen al aan mijn bagage lopen te trekken moet ik nog achter een bonnetje aan. Ik heb zelden zo'n achterlijk systeem meegemaakt. Tien jaar geleden is ook geprobeerd dit systeem in te voeren en na een half jaar was het weer bij het oude systeem. Ik verwacht dat het nu ook niet veel langer zal duren.'
H. J.
onderzoeker Alterra
'Als je met een groep bijvoorbeeld wat gaat eten of drinken, moet je het niet erg vinden om jezelf na afloop belachelijk te maken door de ober te vragen aparte rekeningen op te stellen. In Algerije hoefden steeds 'slechts' drie rekeningen te worden opgesteld: 1 voor iemand van Alterra, 1 voor nog iemand van Alterra en 1 voor de rest van de groep.'
Laurens Ganzeveld
docent aardsysteemkunde
'Het uitgangspunt van het systeem is verkeerd. Het gaat er vanuit dat medewerkers kennelijk niet te vertrouwen zijn. Waarom anders een bonnetjesplich? Terwijl er volgens mij heel weinig gefraudeerd werd. Jammer, omdat je nu een sfeer creëert waarin de medewerkers zich op hun beurt ook veel zakelijker gaan opstellen. Veel wetenschappers zijn in het weekend vaak aan het werk zonder daar uren voor te claimen. Waarom zouden ze daar ook niet wat strakker in worden? En dan praat je nog niet eens over de extra administratie-uren. Ik dacht dat dit soort administratieve systemen bedoeld waren om het leven gemakkelijker te maken.'
Tineke Tromp
manager corporate HR
'Al sinds jaar en dag worden medewerkers geacht te declareren op basis van bonnen, met de daily subsistence allowance als maximum. Maar in de praktijk blijkt de dsa soms als vast bedrag uitgekeerd te worden. In het nieuwe systeem is dat anders. Daarmee worden niet alleen regelingen uitgevoerd die met de bonden zijn uitonderhandeld, we voldoen ook aan de eis van de fiscus. Die ziet reisvergoedingen zonder bewijs van werkelijke kosten als een vorm van inkomen en zal daar belasting over heffen. Je ontkomt dus niet aan een bonnetjesadministratie. Maar mocht er een keer een ontbreken, dan zul je daar met je leidinggevende best uitkomen.'
Wim Andriesse
coördinator externe samenwerking
'Ik heb geen echte problemen ondervonden. Wel heb ik gemopperd over de verplichting om je bonnetjes goed bij te houden. Dat is niet altijd een simpele zaak. Bijvoorbeeld in geval van gezamenlijke diners waarbij de rekening met collega's gedeeld wordt. Kans is groot dat je dan zelf wat toelegt op je uitgaven gedaan voor de organisatie. Mijn voorkeur had de 'oude' regeling waarbij je aanspraak maakte op een bepaalde dag toelage: minder rompslomp. Maar binnen mijn onderdeel (WI) wordt flexibel omgegaan met ontbrekende bonnetjes, dus in de praktijk van het afgelopen half jaar heb ik géén problemen ondervonden.'
Rien Bor
'De reis invoeren in My Travel is een tijdsinvestering van jewelste. Allerlei standaard vragen die er niet toe doen. Vervolgens moeten personen het elektronisch goedkeuren. Die zijn dan natuurlijk net out of office. Vervolgens moet het in EBS weer ingevoerd en goedgekeurd worden en vervolgens wordt er geen rekening gehouden met voorkeuren. Systemen die niet werken, die niet van buiten de universiteit te benaderen zijn en regelmatig niet werken. Er gaat ook bij de boekingen veel fout. Ik heb al een keer op Schiphol gestaan, waar bleek dat er geen ticket was. Bleek niet helemaal goed ingevoerd in EBS te zijn. Het gaat te ver om alle ellende van het afgelopen jaar hier op te schrijven.'
H. J.
'Als je je onkosten gaat invoeren in MobileXpense moet je dat vooral niet ergens anders doen dan (tijdens werktijd?) op je eigen werkplek. Ik heb dit in mijn vrije tijd thuis (breedbandverbinding) proberen te doen, maar na verloop van tijd loopt het programma gegarandeerd vast ("error on page", "even geduld...de gegevens worden verwerkt", etc.) en kun je overnieuw beginnen. Ik geef overigens meteen toe dat ik niet heb onderzocht of MobileXpense in Timboektoe misschien wel goed werkt.'
Thera Leenhouwers
facilitair manager
'De opdracht was om één instellingsbreed gedigitaliseerd systeem voor reisdeclaraties in te voeren. Dat is via een Europese aanbesteding gebeurd. Klachten? We hebben wel een aantal meldingen gehad, die pakken we op en daarvoor proberen we een oplossing te bieden. Vaak gaat het dan om omschakelingsproblemen: onwetendheid en ja, een soort calculatorvrees. Overigens krijgen we ook complimenten, zo van goh, dat is handig.'
Erik Meesters
marien onderzoeker Imares
'Het op een rijtje zetten van alle bonnen kost mij vaak een halve tot een hele dag. Als ze al leesbaar zijn. Vooral die uit de wat minder westelijke landen zijn soms onleesbaar, doordat de inkt door zonlicht is verbleekt. De kans dat je niet alle bonnetjes hebt, is bovendien tamelijk groot. Dat gaat altijd ten koste van de werknemer. Ik heb overigens wel een oplossing: een creditcard waarbij de persoon moet aangeven dat de kosten in een bepaalde periode op die creditcard onder een bepaald project vallen.'
H. J.
Ook bij het invoeren altijd goed blijven letten op de vele nullen achter de komma bij dit soort landen, want de laatst ingevoerde valuta en de laatst ingevoerde koers worden natuurlijk niet bewaard. Die moet je dus steeds opnieuw intypen. Kleine moeite natuurlijk.
Rien Bor
'Het hele reis- en declaratiesysteem is een minachting van de werknemer en een enorm bureaucratisch tijd- en energieverslindend en fraude-in-de-handwerkend systeem geworden.'

Re:ageer