Organisatie - 19 november 2009

Bestel maar. EBS; dient het gemak de mens?

Het Electronisch Bestel Systeem EBS werd vier jaar geleden geïntroduceerd binnen Wageningen UR. Op dit moment loopt 56 procent van de inkopen via het systeem. Per 1 januari 2010 is EBS verplicht. Wat levert samen bestellen op?

21-EBS.jpg
Tijs Breukink, Raad van Bestuur:
'In het verleden werden per bestelling door decentrale eenheden heel veel handelingen verricht, zoals bestellen, verwerken in bijvoorbeeld chemicaliënregistratie en factureren. Zo werden de rekeningen voor accordering door de organisatie gestuurd en handmatig in de boekhoudsystemen verwerkt. Ook dat vergde tijd en aandacht van de decentrale eenheden. Het EBS verandert niets aan deze processen maar zorgt ervoor dat ze efficiënt en elektronisch verwerkt worden, wat uiteindelijk tijd bespaart.
Het EBS zorgt er bovendien voor dat alle bestellers gebruik kunnen maken van de collectief afgesloten contracten. Hierdoor besparen wij jaarlijks 12 miljoen euro aan inkoopuitgaven. Dat bedrag komt ten goede aan onderwijs en onderzoek bij Wageningen Universiteit en Van Hall Larenstein en aan een concurrerender tariefstelling bij de instituten.'
Loes Helbers, management assistente Veligheid en Milieu, Facilitair Bedrijf:
'Inmiddels werk ik vier jaar met EBS. Ik vind het een goed systeem, hoewel het in het begin erg wennen was. De cursus van een dag was zeker niet genoeg om het te begrijpen. Het vergt doorzettingsvermogen om EBS in de vingers te krijgen.
'Interne dienstverlening moeten we via EBS-intern laten lopen. Daar zitten veel stappen in, zoals bijvoorbeeld de fiattering. Contactpersonen hebben vaak de benodigde gegevens niet paraat, zoals een grootboeknummer en een kostenplaats. Daardoor duurt het soms weken voor een bestelling rond is. Maar als het eenmaal lukt, worden de financiën automatisch op de achtergrond afgehandeld. Dat is wel handig voor Financiën, maar in feite verplaats je voor een deel het werk. 
'Bij een nieuw systeem ziet iedereen wolven en beren. Maar ik maak er wel wat van. Als we met z'n allen besluiten om dit systeem te gebruiken dan moet je het ook allemaal doen. Zo werkt dat nou eenmaal in een grote organisatie.'
Herman van Eck, universitair docent plantenveredeling:
'Met één telefoontje regel ik jaarlijks voor de studentenexcursie een bus. Dat gaat net zo snel als uitleggen aan het secretariaat dat er een bus besteld moet worden. Je bestelt geen artikel als een rolletje plakband, maar maatwerk met betrekking tot het aantal passagiers, de bestemmingen en de tijden. Vandaag kwam de rekening. Op het secretariaat werd mij fijntjes verteld dat dit dus voortaan niet meer kan. Toen gingen we in het EBS ontdekken hoe je een bus regelt. Na een tijd tevergeefs zoeken zijn we maar gestopt. Wat is eigenlijk de reden dat er naast het EBS geen procedure mág bestaan voor een losse rekening? Wie wordt hier nou beter van? Misschien kun je een boekhouder door automatisering wegbezuinigen, maar je legt het werk bij de leerstoelgroep neer. Mag ik me alsjeblieft concentreren op onderwijs en onderzoek?'
Nicole Poldervaart-Jenje, hoofd afdeling Inkoop:
'EBS bestaat uit meer dan honderd catalogi met producten en diensten. Voor alles wat daar niet in staat, kunnen mensen een voorkeursleverancier en behoefteomschrijving toevoegen. Wij controleren of we al leveranciers hebben met gunstige tarieven. Soms keuren we bestellingen af, bijvoorbeeld voor kantoorartikelen die niet bij de contractleverancier worden besteld. Wat bestellers vaak vergeten is de kleine dingen, zoals een jaarlijks abonnement op een tijdschrift of lunch, via EBS te bestellen. Die zijn makkelijk via de telefoon geregeld.
'Er is weerstand bij sommige afdelingen omdat mensen het gevoel hebben dat het meer tijd kost. Dat klopt ook wel als je net met het systeem begint. Maar budgethouders krijgen geen stapels facturen meer op hun bureau. Ook is de chemicaliënregistratie gekoppeld aan EBS. Die voordelen worden soms vergeten door gebruikers.
'Als inkoper is EBS een mooi systeem om op te zetten. Je kunt efficiënter inkopen en goede contracten afsluiten. Het is alleen een pittig project om geïmplementeerd te krijgen in de hele organisatie. Proefbedrijven van PSG en ASG hebben er moeite mee omdat ze maar weinig bureaumomenten hebben en weinig bestellingen doen. Voor hen zoeken we naar mogelijkheden. Volgend jaar gaat ook VHL meedoen, maar dat proces komt nog. Als het goed is gaat de implementatie voor hen makkelijker, omdat we al veel problemen hebben opgelost.'
Maria Vonk-Pereira, office-manager van het secretariaat van de Forum-bibliotheek:
'Als het allemaal loopt, is het een geweldig systeem. Dan is het simpel. Als je alle gegevens hebt om een factuur te maken, dan werkt het ontzettend snel. Maar het probleem is dat je dan wel de kostenplaats moet weten. Dat je moet weten naar wie de factuur moet worden gestuurd. Nu worden die bestellingen vaak door individuele medewerkers gedaan. Die doen een bestelling, vragen een handtekening van de baas en sturen het weg. Wij moeten dan maar uitzoeken naar wie de rekening moet. Eigenlijk moet er een lijst komen van alle EBS-bestellers. Dat zou de oplossing kunnen zijn. Ik ben dus niet ongelukkig met EBS, maar blij is anders. Voorlopig is het een hele uitzoekerij.'
Peter Tamboer, Facilitair manager Animal Sciences Group:
'Bij ASG draait het systeem technisch en organisatorisch goed. Momenteel is onze aanpak erop gericht om een honderd procent score EBS te halen. Alle bestellingen via dit systeem laten lopen, moet je misschien niet willen, ook al is dit binnen ASG wel de norm. De laatste vijf procent kost meer dan dat het oplevert en we hebben het dan vaak over uitzonderingen.
'Voor goederen werkt het systeem prima. Mocht je onverhoopt een bepaald artikel niet in de catalogus kunnen vinden, kun je altijd bellen met de afdeling Inkoop, die het artikel in de meeste gevallen zonder problemen kan vinden. Voor buitenlandse bestellingen of internetbestellingen is het gebruik van EBS lastig, maar dit kun je ondervangen door intern een EBS-bon te maken, zodat de kosten in ieder geval in het systeem zitten. Voor diensten, bijvoorbeeld een dierenarts die moet komen, moet je een EBS nummer doorgeven dat op de rekening moet komen. Dat is misschien een beetje gedoe, maar uiteindelijk is het systeem efficiënt en kostenbesparend omdat het de administratie veel werk uit handen neemt en je hebt altijd een up-to-date inzicht in je budget.'

Re:ageer