Organisatie - 13 februari 2020

Adieu vaste werkplek

tekst:
Roelof Kleis
2

Op zoek naar meer ruimte en een modernere werkomgeving worden de kantoren opnieuw ingericht. MyWURspace heet het nieuwe concept, waarin geen plaats meer is voor de vaste werkplek. Rens Buchwaldt (rvb) licht de ingrijpende verandering toe.

tekst Roelof Kleis foto Guy Ackermans

Dat het krap is op de campus ziet iedereen. Loop maar eens ergens binnen. Medewerkers zitten dicht op elkaar gepakt. De ruimtes staan vol met bureaus en kasten. Leerstoelgroepen kunnen de thesisstudenten niet kwijt. Het valt niet altijd mee stil en geconcentreerd te kunnen werken. En het wordt er niet beter op. WUR groeit namelijk als kool. Berekeningen laten zien dat er tot aan 2025 behoefte in de kantoren ruim 15.000 m2 ‘functioneel nuttig vloeroppervlak’ nodig is. Zeg maar: werkruimte. MyWURspace moet voor een belangrijk deel die krapte opvangen.

Wat is de kern van myWURspace?

‘De intentie van myWURspace is ruimte bieden om je werk zo fijn en goed mogelijk te doen. Ruimte in de fysieke zin, maar ook ruimte in je hoofd. Het werk verandert. Samenwerking speelt een steeds grotere rol. Samenwerking binnen de eigen kring, maar ook tussen kenniseenheden. Nieuwe werkvormen zoals scrummen en agile werken vragen om passende ruimtes. Jonge mensen die hier binnenkomen, vragen andere kantooromgevingen. Een standaard kantoor met vier bureaus erin werkt niet meer.’

Een standaard kantoor met vier bureaus erin werkt niet meer

Dat betekent dus het einde van de vaste werkplek?

‘Ja. De essentie is samengevat in de slogan: van plek naar vlek. Dat betekent dat je je werk niet meer doet achter ėėn bureautje, maar in een groter deel van het gebouw. We moeten een vorm vinden waarin ieder naar behoefte van dat moment een werkomgeving kan kiezen. En dat kan ook over meerdere gebouwen heen zijn.’

MyWURspace wordt centraal opgelegd. Waarom?

‘Dat doen we omdat we denken dat deze manier van werken van belang is voor de hele organisatie. Natuurlijk wordt myWURspace lokaal ingekleurd. De gebouwen en de typen werkzaamheden van de medewerkers verschillen. Maar we willen de kaders scherp stellen van wat we bedoelen en waar we heen willen. En dat hebben we niet alleen bedacht. Dit is besproken met de kenniseenheden. We proberen met zijn allen een richting aan te geven. Overigens is niet elk gebouw geschikt voor myWURspace. We gaan ervan uit dat het in 70 procent van de werkruimten wel kan.’

Is herinrichting van de gebouwen voldoende om ruim 15.000 m2 ruimtewinst te boeken?

Nee. Het nieuwe huisvestingsplan voorziet ook in twee grote bouwtrajecten: de bouw van een nieuw researchgebouw waar naast laboratoria ook kantoorruimtes in zitten. En er komt een verbouwing en uitbreiding van Radix-Midden en -Oost. Hoe groot die moet worden hangt ook af van de myWURspace-oplossingen. Na 3-4 jaar hebben we wel in beeld hoe groot die uitbreiding moet worden.’

Strookt myWURspace wel met de norm van 8,5 m2 werkruimte per voltijds werknemer?

‘Die normering is een manier om de benodigde fysieke omvang van kantoren uit te rekenen. Maar dat betekent niet dat iedereen 8,5 meter kantoor heeft. Het gaat erom hoe je de ruimte inricht en de fysieke omgeving schept die mensen comfortabel laat werken. Dat is de doelstelling, en niet om een aantal vierkante meters per persoon te creëren.’

Uit peilingen blijkt dat flexplekken niet populair zijn. Mensen hechten aan een eigen plekje. Wat heeft myWURspace die mensen te bieden?

‘Flexplekken zijn nu vaak zeven bureaus in een kantoor waar er eigenlijk maar drie zouden moeten staan. De beleving is dan dat een flexplek niet werkt. Als oplossing voor de groei worden vaak meer bureaus neergezet in dezelfde ruimte. Dat zijn geen fijne plekken om te werken. Het is er te krap. Uit onderzoek blijkt dat de bezettingsgraad van de bureaus gemiddeld maar 41 procent is. Overlegruimtes worden maar 22 procent van de tijd gebruikt. Daar moeten we dus veel slimmer mee om gaan. MyWURspace gaat over hoe je met elkaar werkt en hoe je daarvoor de passende ruimte biedt.’

Hoe ga je dat aan de man brengen?

MyWURspace is bij WEcR (Wageningen Economic Research – red.) in Den Haag en op de vierde verdieping van Atlas al ingevoerd. Mensen werken daar graag. De bezettingsgraad en de beleving van de werkomgeving is positief. Dát moeten we laten zien, bijvoorbeeld door excursies te organiseren. We moeten laten zien en horen dat deze manier van werken bijdraagt aan het werkplezier, de effectiviteit en de impact van de organisatie. Als dat lukt, dan zitten we allemaal op dezelfde pagina.’


Leegstand

Ondanks de ervaren drukte, zijn werkplekken vaak ongebruikt. Uit studie afgelopen najaar blijkt dat bureaus, afhankelijk van waar je in de organisatie bent, gemiddeld 56-64 procent van de tijd niet worden gebruikt. De bezettingsgraad van vergaderzalen is nog lager: 22 procent. Medewerkers werken gemiddeld 68 procent van de tijd op kantoor, 10 procent in het lab, ruim 5 procent thuis en zijn 11 procent van de tijd elders op of buiten de campus of onderweg.


Re:acties 2

  • Atlas

    Binnen Atlas kon je heerlijk werken binnen wat nu weer de modernste opzet is; kamertjes. De HRM directeur zocht profilering en heeft haar deel laten verbouwen tot kantoortuin. Tegen het concept van het gebouw in en dus een vreselijk dure verbouwing met veel bouwafval. Ze bleef zelf alleen in een kamer (!) zitten en vertrok na enkele jaren. Wat bleef waren de enorme kosten van de verbouwing. Die worden ook geheven over ruimtes die niet verbouwd zijn, de ruimtes op Atlas zijn enorm duur! Erger nog er kwam weer zo’n peperdure verbouwing naar kantoortuinen: nu op de 4e verdieping. Ad hoc en met veel bouwafval en overlast. Het resultaat: kantoortuinen die de staf concentratieproblemen en demotivatie geeft en een spreekverbod op je werkplek. Een paar mensen kunnen daar tegen maar voor velen een onwerkbare situatie. Het gevolg een stroom van klachten. De oplossing; de ESC groep is uit die hel vertrokken naar het nieuwste innovatieve concept: kamertjes op de Leeuwenborg. De subtop binnen Atlas heeft teveel boter op het hoofd om de RvB juist te informeren.

    Reageer
  • Fred Hoek

    Of kijk vanavond naar het programma De Monitor op NPO2

    Reageer

resource_wageningenur_nl_forum_reactions_wrapper for object 42 of type wm_language nl_gx_webmanager_cms_core_implementation_languageimpl 2

  • Filippo

    Most employees have duties in both labs and office that haave to be carried out the same day. Being able to start a task in either situation and come back to it in a second time is the only way to keep up with the productivity standards that WUR set for us.

  • Edoardo Saccenti

    https://www.dutchnews.nl/news/2020/02/open-plan-offices-cause-worker-stress-say-company-doctors/


Re:ageer