Wetenschap - 23 februari 1995

Van Millennium tot op heden geen bericht

Van Millennium tot op heden geen bericht

De komende tijd verwacht ik alleen maar ellende

De verwachtingen waren hoog gespannen. Na meer dan een jaar vertraging werd half januari eindelijk het nieuwe financiele systeem Millennium in gebruik genomen. Vooralsnog is het nieuwtje voorbehouden aan de sectorbureaus. Pas als de medewerkers daar het systeem in de vingers hebben, komt het ook beschikbaar voor vakgroepen.


Millennium draait zonder schaduw. Het nieuwe financiele systeem is uitgebreid getest, zodat een back-up overbodig is, legde hoofd Financiele zaken drs J. Schuilenburg in januari uit aan bezorgde leden van de universiteitsraad. Hij voegde daaraan toe dat hij rustig op vakantie durfde te gaan. Ondanks de talloze tegenslagen bij de voorbereiding en de vele kinderziektes die de invoering een jaar hadden vertraagd, zei Schuilenburg er alle vertrouwen in te hebben.

Hoe zou het gaan? Ir G.H. van Vuren van de vakgroep Tropische cultuurtechniek deed begin februari eens navraag. Tot dan toe bemerkte hij alleen dat de verzending van facturen vertraging opliep. Logisch, want de medewerkers van de sectorbureaus waren eerst op cursus. Zou het al mogelijk zijn in het systeem te kijken, vroeg Van Vuren zich af. De cultuurtechnicus moet echter nog even geduld hebben. Daar waren ze duidelijk nog niet aan toe. Van Millennium tot op heden geen bericht."

Van Vuren begrijpt het wel. De invoering van zo'n systeem is geen sinecure. Om heel eerlijk te zijn, verwacht ik de komende tijd alleen maar ellende." Hij legt nog eens uit wat er mis was met het oude systeem Fibus. Voor de vakgroepsbudgetten hoeft niet zo'n duur systeem ingevoerd te worden, want dat is een simpele zaak. Aan het begin van het jaar maak je een begroting, je schaft wat apparatuur aan en dan is het geld op." Het gaat vooral om de financiele administratie van derde geldstroomprojecten.

Van Millennium worden vooral duidelijke overzichten verwacht, waarin in een oogopslag is te zien hoe een project ervoor staat. Met Fibus kon zo'n totaalbeeld slechts op een omslachtige manier bijeengeschraapt worden. Van Vuren: Neem bijvoorbeeld de missie van meneer X. Op de ene post vond je de kosten van het ticket, op een andere de verblijfskosten, op een derde post de inenting. En voor de kosten van de tijd die X in het project stak, moest je weer bij een vierde post kijken."

Niet Compleet

Millennium is echter nog lang niet perfect. Het systeem bestaat uit een aantal modules en een deel daarvan is nog niet compleet of zelfs helemaal niet te gebruiken.

Op sommige punten heeft Millennium nog niet het niveau van Fibus, erkent de sectordirecteur van Landinrichting en milieu, ir A.G. Olde Daalhuis, die als voormalig lid van de projectgroep Millennium nauw bij de invoering van het nieuwe systeem was betrokken. We hadden gehoopt een wat perfecter systeem af te leveren."

De problemen komen van twee kanten: enerzijds bevat het systeem nog veel onvolkomenheden, anderzijds moeten de gebruikers er nog mee leren werken. Volgens Olde Daalhuis een kwestie van tijd. Natuurlijk is dat vervelend, maar ik denk dat het vooral aanloopproblemen zijn."

Nog niet alle gebruikers zijn overtuigd van het gemak van Millennium. Een projectadministrateur moppert: Millennium zou beter zijn dan Fibus. Nou, die belofte is nog niet helemaal ingelost. Op dit moment kunnen we de vakgroepen niet van informatie voorzien zoals we gewend waren. We zijn een beetje vleugellam gemaakt."

Van te voren was aangekondigd dat het maken van overzichten een tijdje onmogelijk zou zijn, zegt medewerker drs T.S. Tieken van Financiele zaken. Van globale naar specifieke budgetinformatie, dat is nog een probleem. Op dit moment is het wel mogelijk om een totaalbeeld te krijgen, maar het is nog lastig uit te zoeken welke transacties erachter zitten. Het kan wel, maar het is ingewikkeld." Nog anderhalve week, schat Tieken, dan is die service beschikbaar.

Sturingssysteem

Wat de project-administratie betreft is Millennium volgens Tieken niet te vergelijken met Fibus. De projectadministratie van Fibus bestond uit een boekingsnummer met een bedrag erachter. Bij Millennium zit er een financieel sturingssysteem achter. On-line kan worden gekeken of de boekingen ook kloppen met de over het project gemaakte afspraken. Wanneer met de financier is afgesproken dat geen apparatuur wordt aangeschaft, en er wordt toch apparatuur geboekt, dan moet het systeem aangeven: deze boeking klopt niet met dit project. De lol daarvan merken medewerkers nu nog niet. Dat komt pas achteraf bij de declaraties."

Het zal best een half jaar duren voor we er goed mee uit de voeten kunnen", zegt drs E. van Keulen, hoofd Financiele zaken van het sectorbureau Produkt- en biotechnologie. Er kan heel veel meer met dit systeem, dus medewerkers moeten op een hoger niveau werken. Het gemopper is dus wel begrijpelijk." De onvolkomenheden, die Millennium nog heeft, bestempelt Van Keulen als kinderziektes. Ze maken het beeld van Millennium volgens Van Keulen wisselend. Het is niet allemaal prachtig, maar ook niet allemaal verschrikkelijk. Er is door verschillende mensen aan het systeem gewerkt en daardoor zijn niet alle modules even gebruikersvriendelijk."

Echt af is een financieel systeem nooit, bezweren alle betrokkenen. De projectgroep heeft inmiddels vergaderd over de eerste verzoeken van gebruikers om het systeem aan te passen en te verbeteren. Niet alle verzoeken krijgen een even hoge prioriteit. Met spoed wordt gewerkt aan de mogelijkheid gedetailleerde budgetoverzichten op het scherm te krijgen. Wanneer de vakgroepen worden aangesloten, is nog niet duidelijk. Zo snel mogelijk", als het aan Tieken ligt. Het tijdstip hangt echter ook af van de sectordirecteuren. Van Keulen: Zover zijn we nog lang niet."

Vaardigheid

Volgens Van Keulen zal het voor kleine vakgroepen wellicht niet efficienter zijn om zelf mutaties door te voeren. Werken met Millennium vereist de nodige vaardigheid en daarvoor kunnen kleine vakgroepen misschien geen capaciteit vrij maken, redeneert hij. Vakgroepen waren niet gewend erin te kijken, laat staan ermee te werken."

Is het nieuwe financiele systeem efficienter in de zin dat het straks bureaumedewerkers overbodig maakt? Die vraag is nog voorbarig, vindt Van Keulen. Het systeem geeft meer informatie, maar daar zijn dus ook meer handelingen voor nodig. Momenteel is het helemaal niet aan de orde. Het systeem bevat nog een aantal technische puzzels die alleen voor meer werk zorgen. Die moeten snel worden opgelost. Als vakgroepen zelf mutaties mogen doorvoeren, is dat efficienter, maar er moet dan wel weer een controlefunctie worden ingebouwd."

Re:ageer