Wetenschap - 11 mei 1995

Universiteit moddert met Millennium

Universiteit moddert met Millennium

Financieel administratiesysteem: complex, traag en verouderd

Kinderziektes, zo typeren de ontwerpers de gebreken van het financieel administratiesysteem Millennium van de LUW. Over enige maanden zijn de problemen over, luidde steeds de belofte. Maar ruim vier maanden na de verlate invoering op 1 januari hebben de budgethouders nog steeds geen overzicht over inkomsten en uitgaven. Millennium is ongeschikt voor de LUW, menen de critici.


De ontwikkelingen in de wereld der boekhouders gaan snel. Tijdens de bijna-watersnoodramp dit jaar, toen het archief van de universiteit hoog en droog moest worden gestald, kreeg het hoofd Financiele en economische zaken drs J. Schuilenburg cahiers van twintig jaar geleden onder ogen. Daarin lijsten met namen van studenten, met daarachter het betaalde collegegeld en de paraaf voldaan. Dergelijk handwerk is inmiddels ondenkbaar geworden. In de praktijk der boekhouders hebben nieuwe cijfers hun intrede gedaan: de eentjes en nulletjes van de automatiseringsdeskundigen.

Zo'n vier jaar geleden, toen de LUW met het boekhoudsysteem Fibus werkte, besloot de universiteit haar financieel administratiesysteem te vernieuwen. Fibus was star en hierarchisch; de centrale boekhouders moesten kostenposten volgens nauw omschreven codes invoeren. Toen de universiteit bevoegdheden - ook financiele - wilde decentraliseren en meer en meer contract-onderzoek van derden aantrok, groeide de behoefte aan uitwisseling van financiele informatie. Vakgroepen en sectorbeheerders moesten het systeem ook kunnen gebruiken om personeel te betalen, apparatuur aan te schaffen en rekeningen te versturen. Het bureau Moret Ernst en Young hield een vergelijkend warenonderzoek van financiele pakketten. Drie gegadigden kwamen uit de bus: de systemen Ecu Financieel, Ross en Millennium.

Schuilenburg stelt tevreden vast dat hij niet voor het systeem Ecu Financieel heeft gekozen. Het bedrijf dat dat op de markt bracht, ging al snel failliet. De Universiteit Twente, die dit systeem kocht, moest daarna alleen verder. De Informatica-afdeling van Twente is nu noodgedwongen zelf aan het klussen.

Navraag leert dat Financiele zaken in Twente daar niet rouwig om is. Wij hebben Ecu gekocht voor de projectadministratie", meldt een woordvoerder. Die is losgekoppeld van het financieel systeem. Wij hadden vooral behoefte aan een informatiesysteem. Dat bouwen we nu uit met applicaties om de projecten financieel goed te kunnen volgen. Op die manier houden we het simpel en overzichtelijk en komen de specifieke wensen van de gebruikers beter naar voren."

Wageningen heeft Ecu dus afgewezen. Daarna overwoog de universiteit Ross aan te schaffen. Dat programma bleek na een tijdje proefdraaien te licht. Blijft over tweede keus Millennium, van de firma Dun & Bradstreet. Na enkele tests en bezoekjes bij gebruikers van Millennium kocht de universiteit op 29 april 1993 het standaard-pakket, dat bestaat uit vijf modules. Het gehele pakket omvat zeven modules, zoals Inkoop, Verkoop, Betalingen en Budgetbeheer. Die moeten met elkaar kunnen communiceren.

Schuilenburg: Fibus was een geintegreerd systeem: de functies waren met elkaar vervlochten. Dat maakte het lastig om telkens delen van het financieel systeem te vernieuwen, zoals andere bedrijven deden. Wij besloten alles in een keer te vervangen. We hadden een hoog ambitieniveau." Met terugwerkende kracht wil Schuilenburg wel toegeven dat deze eigenwijze doelstelling misschien te hoog gegrepen was. We hebben de complexiteit van de uitvoering onderschat."

Systeemfout

De eerste tegenslag kwam toen de LUW de module Budgetbeheer aan een nadere test onderwierp. Er bleek een gigantische systeemfout in te zitten. Schuilenburg: Toen hebben we besloten die modulen zelf te ontwikkelen." De LUW-afdelingen Financiele en economische zaken en Informatisering en datacommunicatie hebben ter vervanging de module Projectadministratie ontwikkeld, met name voor het contractonderzoek.

Die module is inmiddels operationeel, maar de budgetbeheerders van projecten hebben er nog weinig profijt van. Tussen 1 januari en april zijn er geen overzichten van inkomsten en uitgaven meer verschenen. En het overzicht dat enige weken geleden eindelijk verscheen, roept veel vragen op. Nu wordt duidelijk dat gegevens geen informatie zijn", aldus Schuilenburg. Boekhoudkundig klopt het systeem, maar de gebruikers krijgen teveel informatie, teveel ballast. De informatie moet worden geordend." Met andere woorden: de LUW is bezig vanuit een financieel boekhoudsysteem een informatiesysteem te ontwikkelen. Zo'n informatiesysteem was echter vier jaar geleden al een van de nieuwe gebruikerseisen.

Stofjes

Inmiddels blijkt Millennium zo complex dat allerlei functionaliteiten moeten worden uitgeschakeld om het systeem draaiende te krijgen. Zo zijn op dit moment alle kaarten gezet op de informatie-functie van het financieel systeem en is de doelstelling chemicalienbeheer met Millennium voorlopig in de ijskast gezet.

De Landbouwuniversiteit koopt voor haar proefjes allerlei bijzondere stofjes die het milieu kunnen aantasten. Die mogen niet door de gootsteen, zo bepaalt de wet Milieubeheer. Daarom moet de LUW de gang van een stofje binnen de eigen muren kennen. Dat vereist een bewakingssysteem dat weinig met geld te maken heeft. Maar je koopt daar geen apart systeem voor, omdat Millennium reeds modules Inkoop en Voorraad heeft", aldus Schuilenburg. Met als gevolg dat de universiteit straks wederom moet gaan klussen om Millennium te laten aansluiten bij de informatiebehoefte van de gebruiker van chemicalien.

Ik weet nog steeds niet wat Millennium voorstelt", meldt dr ir B.J.M. Verduin, die voor de chemicalinregistratie in de begeleidingscommissie van Millennium zit. Er bestaan al systemen voor chemicalienregistratie, die prima aan de eisen van de wetgever voldoen. Maar die kunnen we niet introduceren, omdat we aan de modules van Millennium vastzitten. Het is niet gelukt om een systeem uit te dokteren waarmee iedereen uit de voeten kan."

Tot die conclusie kwam ook automatiseringsmedewerker en universiteitsraadslid dr K. Keijzers van de Katholieke Universiteit Nijmegen. Hij kent Millennium, want ook de Nijmeegse universiteit heeft het systeem aangeschaft. We hebben hier een eigen systeem voor chemicalienregistratie, waarbij de gebruikers elektronisch kunnen bestellen. Dat lukt niet met Millennium. Het systeem is te groot, wat leidt tot afstemmingsproblemen. Millennium is traag en inefficient."

Jaarrekening

Keijzers heeft de afgelopen maanden het Nijmeegse college van bestuur onder vuur genomen, dat ruiterlijk toegaf dat Millennium te snel is ingevoerd. Net als aan de LUW draait er in Nijmegen geen schaduw-systeem. Keijzers: We moesten de jaarrekening van vorig jaar met de hand invoeren, omdat de koppeling tussen centrale en decentrale gegevens nog niet klaar was. Oke, de financiele boekhouding loopt nu; we kunnen overzichten maken. Maar zo'n overzicht is een stapel papier die gereduceerd moet worden om hem inzichtelijk te maken. De modules Inkoop en Voorraad lopen nog niet optimaal, evenmin als het projectenbeheer. Dat laatste is nu door de LUW ontwikkeld."

Met enige trots kan Schuilenburg bevestigen dat hij het eigen systeem voor projectenbeheer inmiddels heeft verkocht aan Nijmegen. Andere mogelijke kopers zijn de universiteiten in Utrecht en Groningen. Ons systeem is het enige geschikte", meldt Schuilenburg zelfbewust. De ontwikkelaars van de LUW hebben veel geleerd van dat werk. Als we drie jaar geleden over onze huidige kennis hadden beschikt, dan hadden we hier een consultancy-organisatie gehad. We hebben gewerkt volgens het principe trial and error. Inmiddels weten we meer dan onze leverancier."

Het leergeld bedraagt enige miljoenen guldens. Schuilenburg rekent voor dat de aanschaf van vijf Millennium-modules zo'n 4,5 ton heeft gekost, de ontwikkeling van de module Projectenadministratie zo'n zes ton, opleidingen zo'n twee ton en dat het tunen van het systeem ook ettelijke tonnen heeft gekost. Uiteindelijk bleek de inrichting van Millennium dus aanzienlijk duurder dan de aanschaf. De implementatievraagstukken zijn behoorlijk onderschat, zowel door ons als door leverancier Dun & Bradstreet."

Kat in de zak

Volgens Keijzers bedragen de kosten in Nijmegen inmiddels zo'n 2,5 miljoen gulden. We moeten steeds modules vastkoppelen en het systeem aanpassen. Het is voor mij zeer de vraag of Millennium is toegesneden op universiteiten. Ik denk dat het een kat in de zak is. Maar ja, we kunnen nu niet meer terug." Volgens Keijzers is de programmatuur verouderd; inmiddels zijn er kleinere, handzame pakketten in omloop.

Delen andere Millennium-gebruikers die mening? Inderdaad, meldt een informatiseringsdeskundige van Shell Rotterdam, die graag anoniem wil blijven. Shell heeft met Millennium gewerkt, maar we zijn nu aan het overschakelen op het programma SAP. Millennium is star en centralistisch. In het data-centrum in Rijswijk werkt Shell nog met Millennium, voor de inkoop van grondstoffen. Dat gaat goed. Maar als je wilt weten voor welke projecten kosten worden gemaakt, die kosten gebruikersvriendelijk en goedkoop wilt registreren en als je aan human resource management wilt doen, moet je wat anders kopen. Met SAP kun je de life cycle van diensten en produkten volgen. Millennium kan dat niet; het is een achterhaald systeem. Acht jaar geleden was het oke, tegenwoordig heb je kleine systemen."

Schuilenburg heeft weleens wat van SAP gezien. Dat is de kleine server-technologie. Je hebt allemaal kleine losstaande systeempjes in je organisatie en kopieert een deel van de informatie naar het administratieve centrum. Je ziet nu een trend van decentralisatie, naar kleine systemen. Daar zitten ook nadelen aan, hoor. Die systemen moeten wel met elkaar kunnen communiceren, anders doe je dubbel werk of kent de centrale organisatie de cash flow niet. Zo komt de TU Delft weer terug van een overmaat aan decentralisatie. Wij hadden die centralisatiebeweging bij de introductie van Millennium al onderkend."

Veertigers

De vraag blijft of de aanschaf van Millennium een verstandige keuze was. Projectadministratie bleek niet haalbaar met het systeem en critici achten het ongeschikt voor decentraal budgetbeheer. Schuilenburg: Veel mensen overschatten de informatietechnologie, met name de aanbieders." Zonder leverancier Dun & Bradstreet met name te noemen, merkt hij op: De meeste consultants in de hoek van de informatietechnologie zijn jongens en meisjes van onder de dertig jaar. Volgens hen kan alles, maar ze onderschatten de complexiteit van organisaties. De deskundigen in die wereld zijn veertigers; die hebben verstand van organisaties."

Toch wil Schuilenburg de leverancier niet de zwartepiet toespelen. Uiteindelijk ben ik verantwoordelijk; daar loop ik niet voor weg. Veertig a vijftig mensen werken nu keihard om de klus te klaren." Daarmee hoopt hij Millennium voor de zomer aangepast te hebben. Zekerheden heb je nu eenmaal niet. Het is met zo'n financieel systeem net als met een relatie: op een gegeven moment trouw je, en daarna ontdek je toch nog wat minpuntjes bij je partner. Als je alles van te voren weet..."

Re:ageer