Wetenschap - 18 mei 1995

Millennium de universiteit in na complexe striptease

Millennium de universiteit in na complexe striptease

Haastklus aaneenschakeling van tegenvallers en misrekeningen

Doordat de administrateurs bepaalde afrekeningen niet kunnen maken, derft de LUW volgens sommigen enkele miljoenen aan inkomsten. Wil het systeem goed werken, dan moet I&D nog een stapel van zo'n tweehonderd wijzigingsverzoeken verwerken. Leverancier Dun & Bradstreet roept in 1993: Alles kan. Begin 1994 is nog geen van de modules gereed. De gebruikers hebben onvoldoende kennis om de modules te testen; de stuurgroep ziet hun twijfels aan voor conservatisme. Maar Millennium is 1 januari 1995 nog niet klaar.


Voor het financiele administratiesysteem zijn inmiddels verschillende bijnamen in omloop op de Landbouwuniversiteit. Liefkozend wordt het Milly genoemd, Milloenium wijst op de miljoenen guldens aan introductiekosten van het systeem, terwijl Ellendium de gebreken tot uitdrukking wil brengen. De invoering van Millennium zorgt voor flinke klachten, zowel op het bestuurscentrum als op de sectorbureaus. Maar lang niet iedereen wil dat ook gezegd hebben. Is immers niet onlangs medewerker J. Teunissen van Financiele en economische zaken, die in het Platform voor projectadministrateurs kritiek leverde op Millennium, op het matje geroepen door baas drs J. Schuilenburg? Nee, kritiek wordt kennelijk niet op prijs gesteld.

Ondertussen heeft geen van de gebruikers een goed beeld hoe het er nu voorstaat met Millennium. Duidelijk is wel dat Milly op 1 januari 1995 nog niet klaar was. Tot en met maart kon de LUW verschillende leveranciers niet betalen, maar dat probleem is inmiddels verholpen. Erger voor de financiele toestand van de LUW is dat het niet mogelijk is bepaalde eindafrekeningen op te stellen, met name van tropenprojecten. Hierdoor derft de universiteit enkele miljoenen guldens aan inkomsten, merken twee betrokkenen onafhankelijk van elkaar op.

Lastig is ook dat er bij een project honderdduizend gulden zoek is. Op 31 december 1994 had de betreffende vakgroep nog anderhalve ton te besteden, op 1 januari nog maar een halve ton. Niemand weet of en waar het geld is weggeboekt; in ieder geval is het onvindbaar in Millennium. Verder hebben de vakgroepen nog steeds geen overzicht van de uitputting van hun vakgroepsfondsen. Als gevolg daarvan kan het beleid van de universiteitsraad, om de uitputting van de fondsen te halveren ten opzichte van vorig jaar, niet worden uitgevoerd.

Wijzigingsvoorstellen

De (vakgroeps)fondsprojecten maken deel uit van het pakket Projectadministratie, dat de LUW onlangs heeft verkocht aan de Katholieke Universiteit Nijmegen. Dat pakket, ontwikkeld door de afdeling Informatisering en datacommunicatie (I&D), is bepaald niet slecht, menen enkele software-kenners op de LUW. Op het sectorbureau Produkt- en biotechnologie kan R. van den Berg er, redelijk mee werken. Maar de module voldoet pas goed als het stapeltje wijzigingsvoorstellen, dat nu bij I&D ligt, is afgewerkt. Van den Berg weet niet hoe het daarmee staat, sinds hij niet meer bij de ontwikkeling van Millennium is betrokken.

De sector Landbouw en samenleving kan echter niet met Projectadministratie uit de voeten. De module werkt daar zo omslachtig en traag dat er achterstanden in de verwerking zijn ontstaan. Dat is voor het eerst, meldt administrateur T.J. Jansen met spijt in zijn stem. Toen de LUW anderhalf jaar geleden een achterstand had bij de accountantsverklaringen, had hij zijn zaakjes op orde. Nu niet meer. Dit is slecht voor je motivatie. Je bent het overzicht kwijt."

Conservatisme

Her en der klinken klachten dat Millennium zo complex is. Vroeger, met Fibus, was het simpeler, overzichtelijker en sneller. Je kon meer informatie kwijt. Nu is het zoeken, bladeren op de pc, een ander bestand in. En dan vind je nog niks. De medewerker voor de facturen op de Leeuwenborch kan Millennium wel vervloeken. De ene dag is de informatie er, de volgende dag niet. Dan komt er iemand bij en dan is de informatie er weer. Wat blijkt: je krijgt de informatie wel als je vanuit het menu zoekt, en je krijgt hem niet als je vanuit het factuurbestand zoekt. Ergernis.

Meermalen hebben mensen gezegd: ik kan er niet mee werken. Door de stuurgroep van Millennium zijn dergelijke opmerkingen opgevat als conservatisme: het bestaande systeem is altijd beter. Eenmaal liet het stuurgroeplid ir A.G. Olde Daalhuis zich ontvallen: Als je er niet mee kunt werken, moet je maar ander werk zoeken. Hij heeft daarna zijn excuses aangeboden, maar had natuurlijk wel een gedachte van de stuurgroep wereldkundig gemaakt. Van den Berg: De kennis over het systeem loopt ontzettend uiteen; dat is een van de problemen." Een projectbeheerder: Veel collega's zijn ook conservatief."

De problemen en miscommunicatie rond Millennium zijn niet van gisteren. Bij de aankoop in april 1993 had de universiteit niet meer dan een potentieel administratiesysteem. Er waren - en zijn - geen op de LUW toegesneden pakketten op de markt. De LUW moest dus een basispakket kopen en daar een geschikt systeem van maken.

Onder leiding van leverancier Dun & Bradstreet Software (DBS) is in 1993 een poging ondernomen om Millennium per 1994 gebruiksklaar te maken. Omdat het systeem was ontwikkeld voor een Amerikaans chemiebedrijf en DBS er niets aan had veranderd, moesten eerst de beeldschermen met Amerikaanse termen en afkortingen worden ontcijferd en in het Nederlands overgezet. Toen de leverancier dit had gedaan en de LUW er allerlei spelfouten uit had gehaald, was het al bijna 1994.

Onenigheid

Voor de projectadministratie was bovendien een procesgang-traject opgesteld door de LUW. Daarin stond wie op welk moment bij de financiele gang van zaken ingeschakeld moet worden. Een uiterst ingewikkeld klusje, met als doel voortaan on line management-informatie te leveren aan de betrokkenen. Zo zou de administratieve organisatie rond de derde geldstroom kunnen worden verminderd. Geen probleem, had de leverancier geroepen.

In november 1993 werd de test van de module Budgetbewaking afgelast vanwege systeemfouten. Nu er geen financiele controle mogelijk was, moesten de gegevens uit andere modules worden getransporteerd naar de module Projectadministratie. Daarvoor moest een speciaal programma worden geschreven. Bij de controle bleek het niet te werken. Een echte test was eigenlijk niet mogelijk, omdat de andere modules nog niet gereed waren. De start van Milly werd drie maanden uitgesteld.

Toen ook deze datum, 1 april 1994, werd overschreden, ging de LUW twijfelen aan de rol van Dun & Bradstreet. Alles kon volgens de leverancier, maar de praktijk werkte niets. Er ontstond onenigheid over welke eisen de LUW in de ontwerpfase had geformuleerd. Daarvan stond weinig zwart op wit, zodat geen verhaal mogelijk was op DBS. Toen hebben we de touwtjes zelf in handen genomen. Anders was het een bodemloze put geworden", aldus I&D-medewerker ir F.A.J. van den Steen van Ommeren. I&D, tot dan toe zijdelings betrokken bij Milly, werd verantwoordelijk voor de uitvoering. Voortaan huurde I&D consultants van DBS in.

Het team dat aan de module Projectadministratie werkte, probeerde begin 1994 op adem te komen en het achterstallig werk in te halen. De indruk bestond dat het werk klaar was, totdat bleek dat het systeem niet kon aangeven welke rekeningen geboekt moesten worden. Daarvoor was een rekeningenschema nodig. Dat kwam in mei 1994 beschikbaar. Na een test van twee weken schreef het testteam een concept-rapport. Maar tot een definitief rapport kwam het niet, omdat bij andere modules bleek dat de projectadministratie toch anders moest.

Koppeling

Dat testen stelde overigens weinig voor. We hebben gekeken of wat we op een schermpje intikten, op een ander scherm terugkwam", meldt een deelnemer. We kregen een boekwerk vol complexe schema's, waar we niets van snapten." Van den Steen van Ommeren achteraf: Ik sla er soms steil van achterover hoe weinig er getest is. Oke, de materie is ingewikkeld en de mensen hebben hun best gedaan. Maar niemand heeft het totaalsysteem bekeken."

Ondertussen was er ook een logistiek probleem ontstaan. De module Projectadministratie lag qua ontwikkeling voor op andere modules, waardoor er steeds meer functies aan gekoppeld werden. De bedoeling was om de afzonderlijke modules achter elkaar te verbeteren, zodat ze op elkaar afgestemd konden worden. Door tijdgebrek viel in de zomer van 1994 echter het besluit ze tegelijk te ontwikkelen. Dat had zijn weerslag toen de afzonderlijke modules aan elkaar werden gekoppeld: bij een doorlooptest in november 1994 kwamen nyg meer fouten boven water. Vooral de koppeling tussen modules deugde niet. Om toch op 1 januari 1995 te kunnen beginnen, werden delen van modules gestript: de gebruiksmogelijkheden werden verminderd om nog snel een goede afstemming tussen de resterende mogelijkheden te realiseren. Vooral de modules Facturering en Crediteuren werden uitgekleed.

Van den Steen van Ommeren meldt dat de invoering per 1 januari 1995 drie maanden te vroeg kwam. Maar hij heeft zich niet verzet tegen die invoeringsdatum. Als we niet op die datum de lucht in waren gegaan, was het ook per 1 januari 1996 niet gelukt. Het is moeilijk om de mensen lang gemotiveerd te houden bij zo'n proces. Bovendien gaan mensen kennelijk pas echt nadenken als een systeem in bedrijf is."

Gezichtsverlies

Er worden nog twee redenen genoemd waarom de stuurgroep van Millennium groen licht gaf. Het ministerie van LNV wilde een begroting waarin de eerste en derde geldstroom waren geintegreerd. Dat kon niet met Fibus. Ook wordt verondersteld dat de invoering inmiddels een prestigekwestie is geworden. Millennium moest lukken om de stuurlui gezichtsverlies te besparen. De stuurgroep bestaat uit ir Th. Theijse (secretaris LUW), ir R. Blom (directeur Facilitaire Dienstverlening) en ir A.G. Olde Daalhuis (sectordirecteur Landinrichting en milieu). Daarnaast heeft het hoofd van het projectteam, drs J. Schuilenburg, een vinger in de pap.

Diverse personen leveren kritiek op het management van Millennium. Er zijn geen duidelijke programma's van eisen of controle-procedures opgesteld, voordat tot realisatie van het project werd overgegaan. Door de adhoc-oplossingen en de trial and error aanpak raakten de deelnemers met geringe informaticakennis het spoor kwijt, waardoor de motivatie daalde. Was er een projecthoofd Millennium? Een ingewijde: Schuilenburg zegt wel dat hij verantwoordelijk is voor Millennium, maar dat kan hij niet waarmaken. Iedereen deed dit werk erbij. Het overleg ging op de bekende universitaire stroperige manier, waarbij niemand verantwoordelijk was."

Alleen programmeurs van de afdeling I&D zijn fulltime met Millennium bezig. Daar liggen naar verluidt enkele honderden verzoeken voor aanpassing van Milly; sommige simpel, andere zeer ingrijpend. De aanpassingen gaan trager dan men had gewild", meldt Van den Steen van Ommeren. Ik heb een budget ingediend voor een gefaseerde verbetering, maar dat is niet gehonoreerd. De aanpassingen gaan veel geld kosten. We moeten niet uitsluiten dat de accountants problemen krijgen met de financiele administratie eind dit jaar."

Erratum

De kennismaking met de wondere wereld der IT (Informatie Technologie) is geen sinecure; de journalist moet zich op de hoogte stellen van veel termen, namen, gebruiksmogelijkheden en filosofieen. Toen het universiteitsblad vorige week berichtte over de kleine server-technologie, wist de kenner: de journalist heeft er weinig van begrepen. De informant sprak over de client-server technologie; een klein en decentraal systeem dat verbasterd in het notitieblok terecht kwam.

Ook belde de leverancier van Ecu Financieel. Dag, met EQ International. Niet Ecu dus. Het bedrijf Xeleton Systems dat dit pakket op de markt bracht, is inderdaad failliet gegaan. Maar daarna is EQ overgenomen door Multihouse. De Universiteit Twente is een klant van ons en krijgt nog steeds ondersteuning. De UT is dus niet zelfstandig aan het klussen, zoals u schreef." (ASi)

Re:ageer