Wetenschap - 29 mei 1997

LUW wil weten hoe vakgroepen het geld besteden

LUW wil weten hoe vakgroepen het geld besteden

LUW wil weten hoe vakgroepen het geld besteden
Financiele chef Van Vliet gaat taken en uitgaven koppelen
Geef degenen die besluiten over onderwijs en onderzoek ook de zeggenschap over personeel en geld. Op die manier kunnen de taken en uitgaven van de universiteit eindelijk worden gekoppeld. Samen werken aan integraal management (Swim), uitgelegd door de nieuwe financiele chef, Paul van Vliet
Toen Paul van Vliet, hoofd Financiele en economische zaken, in november vorig jaar op de Landbouwuniversiteit aankwam, had het adviesbureau Moret Ernst & Young net de bestuursaudit aan de LUW afgerond. In die audit stond het integraal management centraal: de universiteit moest taken en middelen koppelen. Er is in Wageningen erg veel aandacht voor de verdeling van het geld, verklaart de van de Universiteit van Amsterdam overgekomen Van Vliet. Maar nauwelijks voor de besteding. De taken en uitgaven zijn niet systematisch bij elkaar gebracht. Daarom kon bijvoorbeeld het tekort bij de sector Plant- en Gewaswetenschappen ontstaan: de besteding van de vakgroepen was niet in kaart gebracht.
Tot op heden zijn de vakgroepen verantwoordelijk voor taken als onderwijs en onderzoek, terwijl het college van bestuur over het personeel en het geld gaat. De vakgroepen hadden belang bij zoveel mogelijk taken, omdat ze geld kregen per erkende taak. De sectordirecteuren, verantwoordelijk voor het beheer van personeel en geld namens het college, moesten zorgen dat ze binnen hun budget bleven
Met ingang van dit jaar zijn er departementen, onderwijs- en onderzoekinstituten. Deze worden geleid door hoogleraar-managers, die zowel verantwoordelijk zijn voor onderwijs en onderzoek als voor personeel en geld. Zij krijgen na de vakantie een kaderbrief van het college, waarin hen gevraagd wordt de bestedingen aan te geven binnen het financiele kader van het college. Dit najaar volgt overleg over de bestedingen, waarna de LUW als geheel een begroting opstelt, met de bestedingen erin vermeld, legt Van Vliet uit
Op deze manier kunnen we de knelpunten in de begroting op voorhand in kaart brengen. Aan de hand daarvan kunnen we besluiten: gaan we actie ondernemen of niet? Bovendien kunnen we daarna de begroting vergelijken met het jaarverslag van de LUW. Dat kon tot op heden niet, waardoor onbekend was of de doelstellingen in de begroting waren gehaald.
Spaarcenten
Om het overleg met de departementen en de instituten goed te kunnen voeren, moet in het bestuurscentrum de informatie worden geintegreerd, meent Van Vliet. Er liggen hier veel stukken, maar de samenhang tussen de financiele, de personeels- en de onderwijsdocumenten ontbreekt nog. Daardoor is er veel specifiek overleg met de faculteit, maar geen overleg waar alle benodigde informatie voor de integrale manager aan de orde komt.
Boeiende financiele informatie die Van Vliet met de departementen gaat bespreken, betreft de spaarcenten van de vakgroepen. De LUW staat centraal zeventig miljoen rood, maar de vakgroepen hebben zo'n twintig miljoen gulden aan budgetsaldi opgebouwd, plus fondsen van zo'n 23 miljoen. Die reserves zijn er, stelt het FEZ-hoofd vast. Hij wil de vakgroepsreserves niet aantasten, maar ze wel bij de financiele discussie betrekken
In formele zin hebben de integrale managers van de departementen straks de zeggenschap over de vakgroepsfondsen. We weten ook dat de personen die binnen de vakgroep verantwoordelijk zijn voor de fondsenwerving, in morele zin beslissen over de besteding ervan. Maar nu moet een departement twee miljoen bezuinigen, terwijl het nog vier miljoen aan budgetsaldi heeft staan. Dan komt de afweging voor de manager: een snelle, harde bezuiniging of de saldi gebruiken om de bezuiniging via soepele afvloeiing te realiseren. Van Vliet tekent daarbij aan dat de departementen nog geen budget voor wachtgelden hebben. In de toekomst zouden ze die moeten krijgen. Ik ben voor zoveel mogelijk decentraliseren.
Visitatiecommissies
Om deze nieuwe situatie volgend jaar te introduceren, is het project Swim (Samen werken aan integraal management) in volle gang. Onder de vlag van Swim zijn vier werkgroepen ingesteld onder leiding van secretaris ir Theo Theijse. Van Vliet stelt tevreden vast dat het merendeel van de werkgroepleden uit de faculteit afkomstig is: veel hoogleraren, enkele medewerkers van sectorbureaus
Een van de werkgroepen houdt zich bezig met de taken en bevoegdheden van de integrale managers. Wat wordt de relatie met het college van bestuur, wat kan hij intern ten opzichte van de leerstoelgroepen, geeft de FEZ-chef als belangrijkste vragen. Een andere groep probeert de output van departementen helder te formuleren: leveren ze waar voor hun geld? Daar komen vragen aan de orde als: willen we geld toeleggen op de MSc-opleidingen, willen we zo'n hoge omzet aan derdegeldstroomonderzoek? En hoe houden we rekening met de oordelen van visitatiecommissies? Dat moet straks expliciet in de management-contracten met de departementen.
De nieuwe bestuursstructuur zal ook de bestuurscultuur niet onberoerd laten. Iedereen weet nu langs informele weg ook wel de benodigde informatie te pakken te krijgen, maar voor het bestuur moet de informatie inzichtelijk zijn. De universiteit is gegroeid en heeft nu een omzet van 350 miljoen gulden; samen met DLO straks zevenhonderd miljoen. De informele weg wordt dan veel ingewikkelder.

Re:ageer