Wetenschap - 20 februari 1997

LUW gaat Millennium grondig vereenvoudigen

LUW gaat Millennium grondig vereenvoudigen

LUW gaat Millennium grondig vereenvoudigen
Terug naar de bonnetjes en de enveloppen
We zijn op het verkeerde pad geweest, stelde het collegelid mr Henk van den Hoofdakker afgelopen week over het gebruik van het administratiesysteem Millennium aan de LUW. De universiteit wil nu terug naar de roots van het systeem. Het gaat wat beter, maar er rust weinig zegen op Millennium, aldus het collegelid
De Landbouwuniversiteit blijft niets bespaard met haar financiele administratiesysteem Millennium. Twee jaar na de invoering van het systeem komen nog steeds bugs (programmeerfouten) aan het licht en moet de universiteit haar ambitieniveau - alle budgetbeheerders kunnen straks alle informatie uit het systeem halen - behoorlijk intomen. Het is dan ook een godvergeten ingewikkeld systeem, verzucht secretaris ir Theo Theijse
Twee jaar geleden werd Millennium binnengedragen als het systeem waaraan iedereen kon aflezen wat ie had verdiend en uitgegeven en hoeveel er resteerde op de balans van de afdeling of vakgroep. Daarvoor moest de LUW het systeem echter wel aanpassen aan de eigen organisatiestructuur. De aankoop van Millennium is daarom wel eens vergeleken met de aanschaf van een lege vrachtauto, waarin de universiteit al rijdende allerlei voorzieningen moest inbouwen. Omdat de organisatie van de universiteit complex is, kreeg het administratiesysteem allerlei toeters en bellen, waarmee het ingewikkeld en bewerkelijk werd. De gebruikers kregen het systeem in de maag gesplitst en klaagden steen en been als de voorgeschreven handelingen niet werkten
Met de komst vorig jaar van Fre Schelbergen als de nieuwe projectleider van Millennium is het roer omgegooid. De budgetbeheerders zijn bijeen gebracht in gebruikersgroepen, waarin een module van Millennium wordt besproken. Ze worden ondersteund door twee applicatiebeheerders van Financiele en economische zaken, die praktische tips geven. Theijse legt het verschil uit. Vroeger praatten we met de hoofden in plaats van met de gebruikers, zodat er gefilterde informatie heen en weer ging. Dan kwam er veel kritiek los. We hebben nu besloten dat we moeten ophouden het systeem te beoordelen; we moeten leren ermee om te gaan.
Lijstje
Als gevolg van deze aanpak maakt Schelbergen even pas op de plaats bij de uitbreiding van de mogelijkheden van het administratiesysteem. Er ligt al enige tijd een lijstje met wensen waaraan Millennium ook moet voldoen, maar Schelbergen wil nu met de gebruikers een nieuw programma van eisen opstellen
Die aanpassing is mede nodig omdat de organisatie van de universiteit dit jaar verandert: de vakgroepen gaan fuseren tot departementen. Het idee om de ruim zeventig vakgroepen en afdelingen inzage te geven in de financiele informatie van Millennium, wordt aangepast. Schelbergen wil de gebruikers op de vakgroepen alleen nog van standaardinformatie voorzien; als zij gedetailleerde informatie willen, moeten ze bij hun sector aankloppen. In de toekomst, als de sectoren worden opgeheven, kunnen de vakgroepsmedewerkers dan terecht bij de Millennium-kenner op hun departement
In praktische zin gaat dit waarschijnlijk betekenen dat vakgroepsbeheerders niet zelfstandig apparatuur en boeken kunnen bestellen en facturen kunnen betalen. Dit was ooit wel de bedoeling, legt Theijse uit. Bij de invoering van Millennium wilden we de invoer van gegevens volledig automatiseren: weg met de bonnetjes en de enveloppen. Dat vergt echter zoveel handelingen en kennis van het systeem, dat we dat idee nu verlaten. We houden de bonnetjes en de enveloppen.
Niet alleen de ambitie om zoveel mogelijk gebruikers van Millennium te creeren, is verlaten, ook de aanpassing van het systeem aan de LUW-organisatie gaat op een laag pitje. Sterker nog, Schelbergen wil zoveel mogelijk terug naar de standaardapparatuur. Voortschrijdende inzichten hebben ertoe geleid dat we meer dan we oorspronkelijk van plan waren gebruik zullen maken van standaardapplicaties uit de markt, waardoor implementaties van nieuwe versies aanmerkelijk minder beslag zullen leggen op de schaarse capaciteit. Praktisch voorbeelden van komende aanpassingen: de overgang naar het jaar 2000 is lastig vanwege het geknutsel aan de standaardapparatuur. Dat probleem doet zich eveneens voor als de gulden wordt vervangen door de euro
Het voortschrijdende inzicht van de LUW ontstond vorig jaar, toen ze ontdekte dat haar adviseur PAK de standaardapparatuur ingrijpend had veranderd. Dat wisten we niet, aldus Theijse. We willen terug naar de oorsprong en gaan nu samen met PAK die veranderingen ongedaan maken. Omdat dat de mogelijkheden van het systeem beperkt, gaan we die mogelijkheden vervolgens weer realiseren via losse software eromheen.
Slordigheid
Het voordeel van het ontwikkelen meerdere software-pakketjes in plaats van een geintegreerd pakket is dat foutjes makkelijker te herleiden zijn en veranderingen eenvoudiger zijn door te voeren. De projectleiding van Millennium liep hier weer eens tegenaan tijdens een proef op Zodiac om de inzage van financiele informatie voor vakgroepen te realiseren. De software lag sinds mei vorig jaar op de plank en de tests wezen uit dat het oke was. Toen de vakgroepen het in november gingen gebruiken, bleek het echter niet te werken. Er zaten wat fouten in de programmatuur, veroorzaakt door slordigheid en tijdgebrek. Zo ben je continu bezig.
Door terug te gaan naar standaardinformatie voor de vakgroepen lijkt de inzage komende zomer mogelijk. Dan kunnen de vakgroepen eindelijk nagaan waar ze hun geld aan uitgeven, want nu maakt de uitdraai van Millennium niet duidelijk bij wie de afgeboekte bedragen zijn terechtgekomen

Re:ageer