Wetenschap - 18 juni 1998

Iedereen kan leren het zichzelf en de omgeving makkelijker te maken

Iedereen kan leren het zichzelf en de omgeving makkelijker te maken

Iedereen kan leren het zichzelf en de omgeving makkelijker te maken
Remedies tegen een hoge werkdruk
Veel LUW'ers constateren dat de werkdruk de afgelopen jaren flink is verhoogd. Werkdruk is te verminderen, verzekert dr ir Ton van Rhoon, organisator van cursussen stresshantering voor de LUW. Bazen en medewerkers moeten hun werk goed organiseren en veel tijd steken in het verduidelijken van nieuwe doelen, rollen en taken
Stel: je bent aio. Meteen de eerste maanden word je niet goed geholpen bij het definieren van je onderzoek. Je begeleider levert wel voortdurend ideeen, maar na een jaar heb je nog geen onderzoeksplan en de kasbaas weet niet dat hij straks jouw plantjes moet verzorgen. Jij ervaart een gevoel van onbehagen, je begeleider is ontevreden en de kasbaas komt onder druk te staan
Dr ir Ton van Rhoon, directeur van advies- en cursusbureau Quintrix, schudt zulke voorbeelden uit zijn mouw. Quintrix verzorgt voor de LUW cursussen op het gebied van communicatie, management, stresshantering en persoonlijke effectiviteit. De medewerkers van Quintrix spreken jaarlijks enkele honderden LUW'ers over hun werk
Het onbehagen van aio, begeleider en kasbaas uit het voorbeeld is makkelijk te voorkomen, stelt Van Rhoon. Aio's kunnen leren hoe ze een onderzoeksplan moeten schrijven, wat ze van een begeleider mogen verwachten en hoe ze het praktische werk moeten organiseren. Iedereen kan leren het zichzelf en de omgeving makkelijker te maken. Stel: ik geef als baas nooit door of ik aan- of afwezig ben. En dan leg ik ook nog eens stapels papier bij de secretaresse op tafel zonder te zeggen wat ze ermee moet doen. Gigantische werkdruk bij de secretaresse. Niet omdat er zoveel werk is, maar omdat de baas de boel de boel laat en roept: Daar heb ik jou toch voor.
Het kan ook zijn dat de baas het werk juist uitstekend organiseert, maar dat hij toch bij de medewerkers werkdruk veroorzaakt. Bijvoorbeeld doordat ze ineens iets anders moeten doen dan ze altijd gewend waren. Van Rhoon kent een chef van een kantoor van vijftien mensen. Toen zij kwam was alles onlogisch georganiseerd. Wie het vaakst bij de archiefkast moest zijn, zat er het verst vandaan. De papierstroom was een zootje. Ze voerde een fikse reorganisatie door. Wat bleek? De medewerkers kregen enorme problemen; ze voelden zich onzeker en bedreigd. Sommigen kwamen maanden in de ziektewet.
Bloemetje
Ook zo'n probleem is te hanteren, meent Van Rhoon. Werkdruk is te voorkomen door de bedoeling van veranderingen duidelijk te maken. De nieuwe doelen, taken en rollen - bijvoorbeeld in een nieuwe onderzoekschool - moeten goed worden besproken. Veel bazen steken hier te weinig tijd in. Communiceer met mensen, maak duidelijk wat hun bijdrage in het grotere geheel is. De tijd die je zo in medewerkers steekt, win je later dubbel terug. Je moet mensen ook belonen voor hun extra inzet. Zet eens een bloemetje op hun tafel, biedt ze extra salaris of status.
Werkdruk is ook te verminderen door beter met de eigen tijd om te gaan. Sommige mensen verknoeien tijd omdat ze weglopers zijn: ze stellen de vervelende klusjes uit en besteden onevenredig veel aandacht aan de leuke dingen. Anderen zijn niet efficient omdat ze hun eigen bioritme niet kennen. Ze plannen het routinewerk op de uren dat ze het beste werken - 's ochtends bijvoorbeeld - en bewaren de moeilijke taken tot na de lunch, wanneer het werk hen het moeizaamst af gaat. Weer anderen zijn er trots op dat hun deur altijd openstaan. Terwijl ze daardoor voortdurend gestoord worden en niet genoeg tijd overhouden voor belangrijke dingen
In de cursus Timemanagement nodigen wij mensen uit bij te houden wat ze op een werkdag doen, vertelt Van Rhoon. Ga eens na hoeveel tijd je effectief gebruikt. En past wat je doet bij jouw taak en rol? Je hebt veel mensen die extra druk zijn omdat ze alles wat hun ondergeschikten doen nog eens controleren. Kun je accepteren dat anderen het recht hebben om fouten maken? Als je meer inzicht hebt gekregen in je tijdsbesteding, ga je na hoe je je tijd beter kunt managen.
Publicaties
Maar niet alle problemen zijn zo makkelijk oplosbaar. De eisen aan het management op de LUW zijn veel hoger dan tien jaar geleden, constateert Van Rhoon. Neem alleen al het toenemend aantal extern gefinancierde projecten dat moet worden geleid en de toegenomen eis tot samenwerking. Een team dat binnen een bepaalde tijd een product moet afleveren, is veel lastiger te managen dan individuele onderzoekers die onbepaalde tijd aan hun publicaties mogen werken. Alle teamleden hebben hun zwakke en sterke punten en hun eigen stijl van werken. Hoe verdeel je de taken en de rollen? Daarbij moet iedereen worden afgerekend op moeilijk te beoordelen producten als onderwijs en onderzoek. Dat maakt een medewerker eerder onzeker dan een beoordeling op producten als auto's of pakken koek
Toch vindt Van Rhoon niet dat de universiteit daarom maar een batterij topmanagers van bedrijven moet binnenhalen. De universiteit heeft een indrukwekkende democratische cultuur opgebouwd. Ze moet niet het kind met het badwater weggooien door een zwaar management op de organisatie te zetten en te denken dat daarmee alle problemen worden opgelost. Wel moet de hele universiteit de ontwikkeling van managementkwaliteiten serieus nemen. In de beste bedrijven is het volstrekt normaal dat managers bij tijd en wijle pas op de plaats maken en zich afvragen: Waar sta ik, waar wil ik naartoe, en op welke punten moet ik me bijscholen? Van iemand die een enorm gecompliceerde situatie voor zijn neus krijgt, wordt vaak maar verwacht dat hij roeit met de riemen die hij heeft.

Re:ageer