Wetenschap - 31 augustus 1995

Hoera...er zijn weer budgetoverzichten

Hoera...er zijn weer budgetoverzichten

Performance van Millennium laat nog te wensen over

Nog eventjes, en dan krijgen de vakgroepen en afdelingen van de Landbouwuniversiteit allemaal een overzicht van hun inkomsten en uitgaven, ook van hun contractonderzoek. Op papier, want de vakgroepen kunnen nog geen inzage krijgen in het administratiesysteem. De performance van Millennium is nog niet goed. De mogelijke oplossing, QTA, ligt politiek gevoelig.


De warme zomer heeft Milly, de koosnaam voor het financieel administratiesysteem Millennium, blijkbaar goed gedaan. Met vereende krachten hebben de afdelingen Financieel-Economische Zaken (FEZ) en Informatisering en Datacommunicatie (I&D) van de LUW ervoor gezorgd dat de budgethouders op de vakgroepen binnenkort een overzicht krijgen van hun inkomsten en uitgaven in 1995. Voor het eerst sinds 1 januari zien de budgethouders dan ook hoe hun contractonderzoek er financieel voorstaat.

Omdat er veel gegevens aan de vakgroepen moeten worden overgemaakt en dat vooralsnog alleen op papier is te realiseren, heeft het Grafisch Service Centrum de opdracht gekregen een bulk-uitdraai van de gegevens te maken. Bij de gegevens zitten ook gecomprimeerde overzichten van de fondsprojecten, zodat ook de bestedingen en saldo's van de vakgroepsfondsen beschikbaar komen voor de universiteit. Deze voor het financieel beheer noodzakelijke budgetoverzichten zijn de afgelopen maanden getest en door de gebruikers goedgekeurd, schrijft het college van bestuur in een brief aan de universiteitsraad. Wij kunnen u meedelen dat de inzet geresulteerd heeft in de realisatie van de toegezegde zaken."

Twee sectorbureaus beamen de verbeteringen van het financieel administratiesysteem. Ik heb de tests gezien", zegt ir R. van den Berg van het sectorbureau Produkt- en biotechnologie. Die zien er redelijk uit. De informatie is goed en er zijn wat veranderingen aangebracht, zodat budgetgegevens beter ingevoerd kunnen worden. Ook is de koppeling van de grootboek-module aan andere modules verbeterd." Van den Berg ziet echter nog steeds geen echte verbeteringen ten opzichte van het vorige financiele systeem Fibus.

Goede kant

Bij het sectorbureau Dierwetenschappen stelt ir F. Dinnesen ook een positieve diagnose. Het gaat de goede kant op. De projectoverzichten zijn nu te begrijpen. Hiermee moeten de vakgroepen kunnen werken." Wel wijst Dinnesen erop dat het werken met Millennium nog vrij traag verloopt. De performance is nog slecht.

Ook het college van bestuur meldt aan de universiteitsraad dat de problemen met de performance nog niet naar tevredenheid opgelost zijn". Simpel gezegd komt dat erop neer dat gebruikers lang moeten wachten voordat een commando wordt uitgevoerd in Millennium. Dat komt omdat het systeem heel veel informatie bevat en veel processtappen moet doorlopen. Dat kan het overvolle VAX-werkstation, waarop het systeem draait, nauwelijks aan. De meest simpele oplossing is een extra VAX kopen, zodat meer werkruimte ontstaat. Maar zo'n kostbare extra uitgave springt nogal in het oog, nu de invoeringskosten al minstens een miljoen gulden hoger zijn uitgekomen dan was begroot.

Er volgen nu onderzoekjes hoe de performance kan worden verbeterd, stelt het college. Dat is geen luxe, omdat de vakgroepen nu geen on-line verbinding met Millennium kunnen krijgen. Daarvoor ontbreekt de rekencapaciteit op de VAX. De vakgroepen moeten het voorlopig blijven doen met maandelijkse papieren overzichten. Wat kunnen de vakgroepen dus per 1 september met Millennium? Niets", meldt ir F.A.J. van den Steen van Ommeren van de afdeling I&D. De vakgroepen krijgen inzage in de budgetten, maar niet in het systeem."

Voorts vormt de performance een belemmering bij het verder verbeteren van de modules Bestellen en Crediteuren. Daaraan moet nog veel worden verbeterd voordat ze goed functioneren, maar dat kost programmeertijd en rekencapaciteit. Die capaciteit moet eigenlijk binnen het systeem worden gevonden en dat kan ook. Het college maakt melding van de Querie Tool Applicatie (QTA), een gebruiksvriendelijke inzagemogelijkheid buiten Millennium om. Deze applicatie is de afgelopen maanden door I&D getest en doet het heel aardig. Gebruikers kunnen Millennum-gegevens op eenvoudige manier opvragen, met minder rekentijd.

Gevoelig

Nu ligt die QTA-aanpak nogal gevoelig, omdat de centrale gedachte - alles in Millennium - ermee wordt uitgehold. QTA maakt gebruik van een Oracle-gegevensbestand en behoort tot de client server technologie, het alternatief voor centraal aangestuurde informatiesystemen, zoals Milly. Via deze aanpak kunnen vakgroepen aansluiting op Millennium krijgen, beaamt Van den Steen van Ommeren. Ook kunnen hiermee gegevens vanuit Millennium worden opgeslagen, zodat er rekenruimte op de VAX ontstaat. Hij wijst er echter op dat de oplossing van het performance-vraagstuk een politiek vraagstuk is dat in de projectgroep en stuurgroep van Millennium aan de orde komt.

De universiteitsraad, die het college een soort ultimatum heeft gesteld over Millenium zal deze maand beoordelen of de vorderingen voldoende zijn. Betrokkenen wijzen erop dat het college in juni geen on-line budgetoverzichten voor de vakgroepen heeft beloofd, zodat het college met recht kan zeggen dat het de beloften heeft waargemaakt.

Het college wacht nu een verslag af van de leverancier van Millennium, Dun & Bradstreet, die moet aangeven hoe de performance kan worden verbeterd. Het college wil daarbij het schrappen van reeds gedefinieerde en ontwikkelde functionaliteiten" voorkomen. Met andere woorden: Milly mag niet verder worden uitgekleed. De warme zomer heeft haar goed gedaan, maar de herfst staat voor de deur.

Re:ageer