Wetenschap - 25 september 1997

Het is een grote pikorde

Het is een grote pikorde

Het is een grote pikorde
Joost Meulenbroek, Congresbureau
In 1990 verhuisde Joost Meulenbroek van Studium Generale naar het bestuursgebouw. Het college wilde een symposium organiseren over Landbouw in Oost-Europa en Nederland, ter gelegenheid van de opening van het gebouw en Meulenbroek was daarvoor aangezocht. Het Congresbureau was geboren. Ik moest het in drie tot vier maanden doen, dat was erg snel. Gelukkig had ik een hardwerkende studentassistent. Normaal kost een middelgroot internationaal congres twee jaar voorbereiding en dan nog een jaar erna, om het boek uit te brengen waarin al de voordrachten zijn gebundeld. Eindredactie kost veel tijd.
Inmiddels organiseert hij gemiddeld twaalf congressen en workshops per jaar, de meeste in het IAC. Hoe ontstaat het idee voor een congres? Via de vakgroepen natuurlijk. Maar vaak hebben studenten ook ideeen en dan komen ze bij mij. Meulenbroek toont een lijst van wat er komt kijken bij een congres. Basisfilosofie, locatie, hotels, subsidie-aanvragen, aankondigen in newsletters en netwerken, eigen congreslogo, samenstellen van een programmacomite, de internationale adviescommissie (een erebaantje), het opstellen van het voorlopige programma, het verzamelen van adressen voor de eerste mailing, contact leggen met de keynote speakers over betalingen, het regelen van benodigde apparatuur, een voorzitter zoeken, badges, deelnemerslijst. De lijst eindigt met het financieel verslag
Wie mag er wel en wie niet deelnemen? Een commissie van deskundigen beoordeelt de inkomende voordrachten op kwaliteit. Als er verschil van mening is - een conservatieve wetenschapper vindt het waardeloos, een ander beoordeelt het als originele aanpak - dan geeft de internationale adviescommissie een second opinion. Geen vriendjespolitiek dus, verzekert Meulenbroek. Hij zet het plan op en controleert de selectie. Mensen uit de derde wereld willen graag gratis komen en dat kan ook, maar dan moet niet Pietje of Jantje zeggen: Ik ken nog wel iemand die... Nee, er wordt op kwaliteit beoordeeld. Kennis van de Engelse taal is een voorwaarde voor deelname
Ongeveer het belangrijkste onderdeel van de organisatie is het verkrijgen van de benodigde financien. De LUW, DLO en TNO leveren het zogenaamde seed money: eerst zaaien, dan oogsten. Eerst moet de eigen tent het congres de moeite waard vinden. Dan gaan we naar andere subsidiegevers, zoals het ministerie, en niet alleen van Landbouw, hoor. Iemand als prins Claus in je comite van aanbeveling opent vaak de geldsluizen. Drie jaar geleden hebben studenten via zo'n aanbeveling twee ton bij elkaar gekregen, aldus Meulenbroek
Onderlinge rivaliteit tussen de deelnemende instituten speelt wel eens op als het gaat om de publiciteit, wie met de eer gaat strijken en op wiens briefpapier de correspondentie zal worden gevoerd. Geen probleem. Dan maken we gewoon ons eigen congreslogo en zetten de namen van de deelnemende instituten onderaan, zegt Meulenbroek met een slim lachje. Over het samenstellen van een programmacomite en het benoemen van de dagvoorzitter van een symposium zegt Meulenbroek: Ze vinden het allemaal prachtig om hun naam te zien op folders en posters. Maar het is een grote pikorde. De dagvoorzitter van een congres kun je niet zomaar benoemen! Nee, je moet heel goed kijken naar de status van zo iemand. Status heb je op verschillende manieren. De wetenschappelijke status, maar ook die van grand old man. Die vraag je dan voor de afsluitende plenaire sessie.
Vooral de Engelsen hebben geweldig mooie understatements. Dan hebben ze al die voordrachten op het congres aangehoord en dan zeggen ze, als ze een bepaalde voordracht goed vonden: Mr Jones did a wonderful job. Als ze het slecht vonden, is nadere studie nodig. Ik heb wel eens meegemaakt dat een hele onderzoeksgroep werd uitgefloten. Dat is heel uitzonderlijk. Ik zeg niet uit welk land, dat kun je niet maken. Nee, het was niet Nederland.
Meulenbroek is nu al bezig met een congres dat in 2001 in Wageningen zal plaatsvinden. Het is een reizend circus, dat congres. In 1999 wordt het ergens anders gehouden. Daarvan heb ik de hoofdlijnen al vast liggen, om reclame te kunnen maken. Je moet weten welke bijzonderheden er rond die tijd in Nederland te zien zijn. Want de congresganger is ook toerist en geeft gemiddeld vijfhonderd gulden per dag uit, een belangrijke bijdrage aan onze economie. Pinksteren is een gewilde periode voor congressen. Dan heb je de Keukenhof en het Zuiderzeemuseum als extra attractie. Nederland is vijfde op de wereldranglijst van internationale congressen.
De Engelsen slaan Frankrijk over; daar is het Frans een van de verplichte voertalen. Als je de koptelefoon opzet, krijg je de voordracht in het Frans te horen
Er worden geraffineerde methoden bedacht om aan een congres deel te nemen met de bedoeling een land binnen te komen. Op een congres over voeding en kankerpreventie kreeg ik zes aanmeldingen van mensen uit de Oekraine. Ze hadden de gekste namen: Charity en Sunday. Ze vroegen bij de Nederlandse ambassade een visum aan. Ik kreeg een telefoontje van het ministerie van Buitenlandse Zaken met de mededeling dat het hier een groepje Ghanezen betrof. De grenzen met de Oekraine zijn open. Via het congres probeerden ze het land binnen te komen.
Zelf vindt hij het gefiguurzaagde diskettedoosje uit een derde-wereldland het aandoenlijkste bewijs van de moeite die mensen daar doen om te kunnen meedraaien in de wereld van de wetenschap

Re:ageer