Wetenschap - 9 januari 1997

Het einde van de kattebelletjes-cultuur

Het einde van de kattebelletjes-cultuur

Het einde van de kattebelletjes-cultuur
LUW-bestuurders moeten afspraken nakomen
De nieuwe toverwoorden aan de LUW: integraal management. De bestuursfilosofie moet veranderen, en dat betekent ook een cultuurverandering. De verschillen tussen de huidige en de gewenste bestuurssituatie zijn groot, stellen consultants van Moret Ernst & Young. Hun advies: de LUW moet een heldere overlegstructuur ontwikkelen die is ontdaan van vrijblijvendheid. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse managementniveaus moeten concreter omschreven worden en een ieder moet aangesproken worden op het behalen of niet behalen van afgesproken resultaten
De adviseurs van Moret Ernst & Young adviseren ook om de zogenaamde controlfunctie te verbeteren. Die omvat het zorgen voor financiele en niet-financiele bestuurlijke informatie en het maken van analyses met die informatie. De noodzakelijke samenhang tussen plannen en rapportages ontbreekt op dit moment en over interne resultaten vindt nauwelijks formeel overleg plaats, stellen de adviseurs. Ook gebruiken de bestuurders slecht zelden informatie uit rapportages om de gemaakte plannen bij te sturen
Met de nieuwe middenstructuur (onderwijs- en onderzoeksinstituten voor programmatische samenwerking, negen departementen met personeel) willen college van bestuur en universiteitsraad beheer en bestuur bij elkaar brengen. Bestuur omvat de inhoudelijke besluitvorming over en uitvoering van onderwijs en onderzoek. Een complex netwerk van formele en informele relaties geeft daar op de LUW vorm aan, aldus de consultants. Bij beheer gaat het om besluitvorming over de bestemming en het beheer van geld; nu de taak van de sectoren en de clusters. Bij integraal management is een manager zowel eindverantwoordelijk voor het bestuur als voor het beheer. Departementshoofden, gekozen uit het hooglerarenkorps, moeten dat gaan doen
Het advies van de management consultants van Moret Ernst & Young is gebaseerd op interviews met hoogleraren, sectordirecteuren, collegeleden, hoofden van bureau-afdelingen en de voorzitter van de universiteitsraad. Kosten: tweehonderdduizend gulden
Clubs
Volgens het advies behoeft het aansturen van de faculteit verbetering. Het bureau van de universiteit ondersteunt vooral politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en de externe verantwoording naar bijvoorbeeld het ministerie van LNV. Het bureau werkt minder aan de uitvoering van het interne beleid
Veranderingen in de besturingsfilosofie worden vaak als cultuurveranderingen ervaren, volgens de consultants. Voorkomen moet worden dat oude structuren naast de nieuwe formele structuren blijven bestaan. Daarom onderzocht Moret Ernst & Young ook de historie van veranderingsprocessen aan de LUW. Het doorvoeren van veranderingen wordt op de LUW bemoeilijkt door de veelheid aan clubs in de organisatie die, formeel of informeel, betrokken zijn bij de besluitvorming. Ook het achterwege blijven van straf als een doelstelling niet wordt gehaald, is een remmende factor, evenals onduidelijkheid over de consequenties voor het functioneren van medewerkers en het effect daarvan op de uiteindelijke verandering. Verder kan veranderingsmoeheid een probleem zijn
Als remedie stellen de adviseurs voor om een veranderingsmanager aan te stellen. Ook moeten er gedragsregels komen voor allen die zijn betrokken bij het veranderingsproces. Verder moeten er heldere doelen komen, waar iedereen goed van op de hoogte is en waar alleen goed beargumenteerd van afgeweken kan worden
Het college van bestuur kan zich vinden in de grote lijnen van het rapport. Het bestuur acht het mogelijk snel aanzienlijke verbeteringen te bewerkstelligen. Dat is ook nodig, omdat het veranderingsproces op korte termijn wordt gevolgd of ingehaald door het fusieproces met DLO. Dit schrijft het college van bestuur in een brief aan de universiteitsraad
Het college wil een veranderingsteam opzetten, met de secretaris van de universiteit, ir Th. Theijse, als voorzitter. Verder komt er een vertegenwoordiger van de onderzoek- en de onderwijsinstituten in, iemand namens de departementen en drie bureauhoofden. Voorts schakelt het college een externe deskundige in om het veranderingsteam te adviseren
Regie
Stellen de adviseurs van Moret Ernst & Young veel externe begeleiding voor, collegelid mr H.M. van den Hoofdakker meent dat we zelf erg veel mensen in huis hebben die het kunnen. De universiteitsraad kon daar op 7 januari mee instemmen, omdat de universiteit met bezuinigingen kampt en de raad zoveel mogelijk vernieuwingen met bestaand personeel wil realiseren. Bij de centrale regie verwachten college en raad veel van de nog te benoemen collegevoorzitter, terwijl ook de andere sleutelfiguren - de hoofden van de negen departementen - nog benoemd moeten worden. Deze veranderaars moeten wel voldoende tijd krijgen om het integraal management in te voeren. Dus kan de operatie wel eens wat geld kosten, aldus Van den Hoofdakker. De invoering vraagt ook om een cultuurverandering in de organisatie, benadrukten college en raad, zodat het veranderingsteam van Theijse vooral ook veel draagvlak moet realiseren op de werkvloer

Re:ageer