Wetenschap - 8 augustus 1996

Gert van de Weerd

Gert van de Weerd

Bureau studentenadministratie

Nog even, dan behoort ook het vertrouwde adres Salverdaplein 7 tot de geschiedenis van de Landbouwuniversiteit. Het bureau studentenadministratie verhuist binnenkort naar het bestuurscentrum. Gert van de Weerd, medewerker van het bureau, verheugt zich al op de efficientere ruimte en de grote, open balie.


In een van de kamers aan het bureau Salverdaplein hangen de tekeningen aan de wand die laten zien hoe mooi het allemaal gaat worden. Op een plankje prijken stukjes van de materialen voor de inrichting van de nieuwe studentenadministratie in het bestuursgebouw.

Gert van de Weerd kijkt er verlekkerd naar. De balie is helemaal open, van blank hout. Hij loopt taps toe, kijk maar", zegt hij, op de werktekeningen wijzend. Wij zitten wel apart, maar we zijn zodanig via een deur met balie en wachtruimte verbonden, dat we in een ogenblik ter plekke kunnen zijn wanneer ze aan de balie assistentie nodig hebben. Voor informatie, of als het erg druk is."

De nieuwe balie ziet er inderdaad wel smakelijk uit. Het zal wel even wennen zijn, want ook de naam verandert. Die wordt: Centrale Studenten Balie, kortweg CSB, verklapt Van de Weerd.

Wij, dat zijn de negen mensen van het bureau waarvan Gert van de Weerd deel uitmaakt. Twee collega's hebben door de bezuinigingsronde elders in de LUW een werkplek gekregen.

Gert is 26 jaar; een vrij forse, gemoedelijke jongeman, die met een keurige snor zijn vriendelijk voorkomen enige strengheid poogt te geven. Maar als een eerstejaars meneer tegen me zegt, voel ik me toch wel oud", bekent hij.

Toen de bezuinigingsactie werd aangekondigd, zat Gert wel even raar te kijken". Hij is twee maanden geleden getrouwd, zijn trouwring fonkelt nog van nieuwigheid. Je hebt natuurlijk allerlei verplichtingen. Ik had net een huis gekocht. Je schrikt toch even, ook al zeggen ze dat er voor je wordt gezorgd. Gelukkig hoefde ik niet weg. En die twee collega's zijn goed terechtgekomen op de LUW."

De telefoon gaat: een doodnerveuze moeder, die over de inschrijving van haar zoon belt. De aanstaande student zelf is op vakantie. Zijn inschrijvingsformulier is zoek. Met diploma, wat een ramp. Van de Weerd zoekt tevergeefs een stapeltje formulieren door. Hij blijft er kalm onder, maar duidelijk is dat aan de andere kant van de lijn de paniek toeslaat. Als hij alle mogelijkheden heeft uitgeput, belooft hij zo spoedig mogelijk een nieuwe set formulieren te zenden. Dan valt zijn oog op een aantal formulieren dat door een assistente via de computer wordt verwerkt. Hij grist ze onder haar handen weg en bingo! - daar zijn de vermiste papieren. Grote opluchting aan beide kanten. Gaat u maar lekker in de tuin zitten", is zijn vaderlijke raad. Het geeft de toon aan van zijn functioneren. Vriendelijk, rustig, geduldig. En geduld moet je wel hebben, vooral bij de eerstejaars.

Groepsfoto

Elk jaar worden zo'n vijfduizend inschrijvingspakketjes klaargemaakt voor verzending. Wij doen alles wat met de inschrijving heeft te maken, elk jaar opnieuw, zowel voor de eerste- als voor de ouderejaars. Want de inschrijving geldt maar voor een jaar en moet steeds worden herhaald", legt hij uit.

Saai? Nee, het is een vast ritueel. En pasfoto's kijken van de eerstejaars is erg leuk. Wat komt er dit jaar weer naar ons toe? Op kantoor kiezen we voor de grap wel eens het leukste meisje, en later zeiden de vrouwelijke collega's: Goed, dan kiezen wij de leukste student!"

De kwaliteit van de ingezonden pasfoto's laat soms te wensen over. Ze schromen niet om een oude pasfoto van een abonnement te slopen, met een stempel erop en gaatjes van het nietje erin! Ze realiseren zich niet dat zo'n foto op hun collegekaart komt; die moet er toch wel een beetje uit zien? Een enkele keer ontvangen we een groepsfoto, van een club of klas, met een cirkeltje om het hoofd van de persoon die zich wil laten inschrijven. En dan die pasfoto's die op het station in zo'n hokje zijn genomen, met van die witte, verschrikte gezichten!"

Ook de cijferlijsten van het vwo-eindexamen zijn het bekijken waard. Je komt lijsten tegen waar drie tienen op prijken, voor schei-, natuur- en wiskunde! Hoe krijgen ze het voor elkaar! Dit jaar is er ook weer een, een meisje. Dan bekijk je de pasfoto weer met andere ogen: hoe ziet iemand eruit die zo knap is?"

Het invullen van het formulier geeft regelmatig problemen. Vooral het betalen van het collegegeld gaat vaak fout. Er zijn drie mogelijkheden: gespreide betaling, afschrijving van de rekening of zelf overmaken. Vaak kruisen ze alle drie de mogelijkheden aan, ze willen dus drie maal collegegeld betalen", lacht Gert van de Weerd.

In principe hoeven studenten pas naar Wageningen te komen als de introductiedagen beginnen, als ze daar tenminste aan willen deelnemen. Je krijgt alles thuisgestuurd en hoeft alleen maar even bij je plaatselijke bank langs te gaan voor een stempeltje."

Termijnbetaling komt steeds meer voor, aldus Van de Weerd. Zijn bureau werkt nauw samen met Financiele en economische zaken, een LUW-afdeling die op haar beurt weer een regeling heeft met de huisbank, de Rabobank.

Boeman

Het leuke aan zijn baan vindt hij het contact met al die jonge mensen in verschillende leeftijdsgroepen. En dat ik wat voor ze kan doen als ze met vragen komen. Soms gaat het er heftig aan toe, als ze bijvoorbeeld in de veronderstelling zijn dat ze nog recht hebben op een jaar collegegeld en studiefinanciering. Dan zitten ze in zak en as; er komen tranen. Wat moet ik nou? Dan gaan we met z'n allen om de tafel. We adviseren dus steeds om daar heel secuur mee om te gaan. Meld je bij het steunpunt als je er niet zeker van bent. Het gebeurt namelijk wel eens dat ze vergeten te vermelden dat ze een jaar op een andere universiteit zijn geweest. Vervelend hoor. Want als je echt niets meer voor ze kan doen, ben je altijd een beetje de boeman."

Hij heeft liever dat de eerstejaars tweemaal bellen dan dat ze hun inschrijvingsformulier verkeerd opsturen. Soms met een briefje erbij, dat het diploma later komt. Maar dat kan natuurlijk niet."

Het contact met de verschillende culturen vindt hij boeiend. De buitenlandse tak, de M.Sc.-student, schuift ook langs zijn balie. We behandelen het hele voortraject; de verzending van de toelatingsformulieren krijgen we er nu ook bij."

Soms komen ze met hutkoffers en al, regelrecht van het vliegtuig. Ze worden opgevangen door het dean's office. Gelukkig is de voorwaarde voor inschrijving dat ze Engels kunnen spreken. Dus je kunt wel met ze praten."

De taken van het bureau zijn veelomvattend. Het prettige is dat je zo gevarieerd bezig bent," vindt Van de Weerd. Dat had hij niet kunnen denken toen hij via een uitzendbureau een vakantiebaantje aannam: het maken van inschrijvingssetjes. Ik zat nog op school, in 1988. Een jaar later liep ik Karel Lammers, hoofd van het bureau, tegen het lijf. Die vroeg of ik zin had om nog eens tijdelijk te komen werken. Ik moest nog eindexamen doen aan het Redichem-college, de opleiding voor de detailhandel. Maar ik moest snel beslissen en zei ja. Toevallig was er iemand ziek geworden. Ik slaagde voor mijn eindexamen en kreeg na enige tijd een vaste aanstelling, want de inmiddels herstelde collega kreeg elders een functie. Ze waren kennelijk tevreden over mij", constateert hij glunderend.

Om het de studenten zo gemakkelijk mogelijk te kunnen maken, komt er een enquete om te onderzoeken of er behoefte bestaat aan een verdeling van de openingsuren van het bureau, nu van 8.15 uur tot 12.00 uur, over de hele dag. Het wordt toch prima geregeld in Wageningen? En het valt allemaal wel mee met de toeloop naar de LUW. Vorig jaar 782, nu 809 nieuwe inschrijvingen. De biologen aan de top: van 82 in 1995 naar 116 nu! Voeding is bijna verdubbeld: van 28 naar 51 aanmeldingen. Landinrichtingswetenschappen: van 43 naar 69. De tuinbouwrichting is het slechtst af: vorig jaar 11, nu slechts 7 nieuwen."

Een goede raad wil hij nog kwijt: Lees je spullen goed door. Er wordt slecht gelezen. Het gebeurt wel dat iemand belt: Ik snap het formulier niet! Ik vraag: Ligt het boekje Wegwijzer voor de inschrijving naast je? Welk boekje?, is regelmatig het antwoord."

Re:ageer