Wetenschap - 6 april 1995

Boekhouders houden miljoenen aan LUW-inkomsten achter

Boekhouders houden miljoenen aan LUW-inkomsten achter

Regelgeving Rekenkamer bemoeilijkt contractonderzoek

Een maand geleden schreef de Algemene Rekenkamer een kritisch rapport over de financiele boekhouding van de Nederlandse universiteiten: de administratie voor het contractonderzoek deugt niet en universiteiten declareren te weinig organisatiekosten. Door regeltjes van diezelfde Rekenkamer wacht de LUW al zeker een jaar op vier miljoen gulden inkomsten uit contractonderzoek. Nederland, land der boekhouders.


De rijksoverheid wordt steeds strenger. Dat is irritant, want je schiet er niets mee op

Ooit kregen universiteiten geld van het Rijk, onder het motto: u bent vrijgesteld voor de wetenschap. Maar die tijd is voorbij. Tegenwoordig worden wetenschappers geacht hun activiteiten van negen tot vijf bij te houden. Ze moeten leren klokkijken en tijdschrijven. Dat wordt hen niet opgelegd door de universiteiten, maar door externe opdrachtgevers. En dan weer niet door het bedrijfsleven, maar vooral door gesubsidieerde opdrachtgevers.

Nu in het huidige tijdsgewricht de overheid als big spender is aangemerkt, moet ze elke cent verantwoorden. Sinds jaar en dag ziet onze Algemene Rekenkamer daarop toe en die plaatst op gezette tijden een kritische noot. Zo kreeg Ontwikkelingssamenwerking ooit een forse uitbrander. Dat kon zo'n dertig procent van zijn uitgaven niet verantwoorden bij de accountant. Was er sprake van misbruik van 's lands financien? We wisten het niet en sindsdien is de Tweede Kamer, daarbij gesoufleerd door de Rekenkamer, heel streng. Uitgaven moeten worden verantwoord.

Maar hoe doe je zoiets? Voor enkele jaren terug kreeg de LUW geld bijvoorbeeld geld van het ministerie van Landbouw voor ontwikkelingssamenwerking. Die middelen konden dan ondermeer worden ingezet in een project in de Sahel. Na elke projectperiode, zo om de vier jaar, stuurde de LUW een rapport met de eventuele promoties erbij, om aan te geven hoe het geld was besteed.

Projectauto's

Maar dergelijke informatie is niet besteed aan boekhouders. Het kan wel zijn dat het sorghum-project vorderingen maakt, dat er waterpompen staan en dat met agroforestry de beschikbaarheid van lokaal hout is toegenomen, maar je weet nog steeds niet waarvoor dat geld nu werkelijk is gebruikt. Is het niet vooral opgegaan aan behuizing en terreinwagens? Daarom werd het tijd voor echte verificatie. De accountant wil bonnen zien.

Zo kan het gebeuren dat de hedendaagse cultuurtechnicus in de Sahel tegenwoordig bonnen verzamelt: bonnen van de huur van het huis, de aanschaf van projectauto's, reparaties, lokale werkkrachten, een natje en een droogje etcetera. Een bonte verzameling facturen, zowel in guldens als in CFA-francs. De wakkere technicus declareert onmiddellijk, teneinde een mogelijke devaluatie van de CFA voor te zijn. De minder wakkere collega noteert in elk geval de datum waarop is uitbetaald, zodat de wisselkoers te achterhalen valt.

Een heel gedoe, want de LUW-administrateur moet bijna de wisselkoers-indexen van Le Monde lezen om de berekeningen van onze man in de Sahel te controleren. Datzelfde geldt voor de accountant van het ministerie, die de cijfers van de administrateur controleert.

Kloeke boekhouder

Strikte toepassing van de conclusies uit het jongste rapport van de Rekenkamer dat het universitaire onderzoek belicht, kan tot nog grotere complicaties leiden. Want, meldt de Rekenkamer, universiteiten brengen te weinig organisatiekosten in rekening bij de opdrachtgever. De LUW kan in het Sahel-voorbeeld dus nog meer vangen van het ministerie van LNV.

En leidt een rondje boekhouden tot een vermakelijke conclusie: eerst wordt wellicht onrechtmatig gegraaid in 's lands portemonnee en aan het eind is juist te weinig uitgekeerd.

Het gehannes rond organisatiekosten kan overigens verstrekkende gevolgen hebben. Zo vallen daar ook aquisitiekosten onder: de tijd die de hoogleraar of wetenschapper besteedt aan het binnenhalen van het project. Deze extra aquisitiekosten worden namelijk in de baas zijn tijd gemaakt. De wetenschapper gaat een avond achter zijn pc zitten - overdag heeft ie het te druk met onderwijs, vergaderen en telefoontjes - en produceert een voorstel. De baas vindt het prima als hij deze dure uren declareert, maar de opdrachtgever is minder gelukkig.

Veel opdrachtgevers, waaronder ministeries en de EU, financieren bovendien slechts vijftig procent van de projectkosten, waaronder bijvoorbeeld de arbeidskosten; de kosten voor apparatuur moet de universiteit zelf dragen. Dit financieringsmodel staat ook borg voor cijferfetisjisme. Want wat is nu werkelijk de helft, zal de kloeke boekhouder denken. Steekt de universiteit werkelijk zoveel uren in de begeleiding als ze beweert? Probeert ze haar aandeel niet groter te maken dan het is? Om aan deze twijfels een eind te maken is het afgelopen jaar de boekhoudkundige druk stevig opgevoerd. De universiteiten moeten tot op de cent nauwkeurig hun uitgaven voor dat specifieke project, waar wij als belastingbetaler aan meebetalen, specificeren.

Dwarsliggen

De Rijksoverheid wordt steeds strenger", stelt Richter Uitdenbogaardt van het Transferpunt. Dat is irritant, want je schiet er niets mee op. Ze willen urenbriefjes zien, waarop de tijd van de onderzoeker wordt verantwoord. Dat is nog tot daaraan toe, maar een integrale tijdsverantwoording, waarbij de wetenschapper de volledige veertig uur moet verantwooorden, accepteren we niet."

Maar stijfkoppigheid wordt soms duur betaald leren ervaringen met het Nationaal Onderzoeks Programma Global Change. Dit programma wordt beheerd door het Rijksinstituut voor milieubeheer en sinds 1990 voert de LUW hiervoor projecten uit. NOP trok daarbij de boekhoudkundige teugels stevig aan en weigerde uitbetaling van het merendeel van de opdrachten die dit jaar in mei worden afgerond. Inzet: zo'n vier miljoen gulden. Het NOP wil dat de LUW zijn totale NOP-inspanningen met terugwerkende kracht financieel verantwoordt. De LUW kan dat niet en heeft er ook geen zin in. De stellingen stonden onwrikbaar vast. De externe accountants van de LUW en NOP konden geen goedkeurende verklaring geven en het geld bleef op de rekening van de financier staan. Maar afgelopen week, zo meldt medewerker J. Richter Uitdenbogaardt van het Transferpunt en van het NOP, is er alsnog een akkoord bereikt. Een kleine vier miljoen gulden wordt spoedig overgemaakt naar Wageningen.

Goed nieuws dus uit boekhoudersland. De bankrekening van de LUW staat straks weer aangenaam positief, zodat de rekeningen van leveranciers netjes betaald kunnen worden: haar liquiditeit gaat met sprongen vooruit. Het college vreesde even dat het verkeerd zou gaan en zag zich al geld lenen op de kapitaalmarkt. Maar het feit blijft dat overheidsinstellingen regelmatig rekeningen niet of pas laat betalen, omdat de accountant opeens dwars ligt. Zo heeft de LUW ook nog drie ton jaarlijks tegoed van de Beleidscommissie Remote Sensing. Die ging ook ineens extra voorwaarden ging stellen aan de verantwoording.

Re:ageer