Organisatie - 19 april 2017

‘WUR onderschatte invoering WISE’

tekst:
Albert Sikkema
4

Wageningen University & Research heeft de invoering van het nieuwe studentinformatiesysteem WISE onderschat. Dat concludeert de WUR Council in het evaluatierapport Sadder and Wiser. De organisatie bereidde zich slecht voor, onderschatte de benodigde inzet en hield te lang vast aan een illusie, aldus het medezeggenschapsorgaan.

<Inschrijving masterstudenten, foto: Guy Ackermans>

De raad van bestuur gaf in 2011 opdracht om een nieuw studentinformatiesysteem aan te schaffen, dat later WISE ging heten. Vijf jaar later staakte het bestuur dit project weer. Eerder slaagde WUR er ook niet in het projectinformatiesysteem Kameleon in te voeren. De WUR Council wil lering trekken uit de mislukte IT-projecten en voerde een evaluatie uit op basis van projectdocumenten en gesprekken met betrokken medewerkers.

Eisen
In alle fasen liet WUR steken vallen bij de invoering van het nieuwe informatiesysteem voor de inschrijving van studenten en de registratie van vakken en cijfers, aldus het evaluatierapport. Zo was het Programma van Eisen al niet goed. De universiteit, die het project samen startte met hogeschool Van Hall Larenstein (toen nog onderdeel van WUR), legde daarin te veel nadruk op het basisinschrijvingssysteem. Het complexe studenten-volgsysteem, waarin de studiekeuze en de benodigde vakken staan beschreven, kwam te weinig aan bod. Vijf jaar later struikelde WISE uiteindelijk over dit volgsysteem, omdat de leverancier niet kon voldoen aan de extra eisen van WUR op dit punt.

De strategie om eerst samen met de hogeschool een basissysteem te ontwikkelen en daarna een aan WUR aangepast volgsysteem, heeft gefaald, constateert de WUR Council. Bovendien keek WUR niet uitgebreid genoeg naar bestaande informatiesystemen bij andere universiteiten.

Projectleiders
Toen het project van start ging, onderschatte WUR vervolgens de omvang en de kosten ervan. De beleidsafdeling ER&I had geen projectleiders met ervaring in grootschalige projecten, net zo min als de IT-afdeling van het Facilitair Bedrijf. Het project versleet in vier jaar tijd vier projectleiders, waaronder twee externe. Gedurende het project ontdekte WUR dat er multidisciplinaire teams nodig waren met mensen met zowel ICT-, onderwijs- als administratieve kennis. Maar door de voortdurende veranderingen in de projectleiding wijzigde de aansturing en communicatiestijl voortdurend en bleven ieders rollen en mandaat onduidelijk.

Kritiek
Na het vertrek van Van Hall Larenstein in 2013 overwoog WUR of het moest stoppen met WISE, maar ging toch door, omdat stopzetting zou leiden tot een hoge afkoopsom voor de leverancier. In die fase groeide echter de twijfel bij betrokken medewerkers. Ze vroegen zich af of het nieuwe systeem wel evenveel kon als het oude informatiesysteem dat WUR in eerdere jaren zelf in elkaar had gezet. Die kritiek werd niet op prijs gesteld, constateert de WUR Council in de evaluatie. Mensen die fundamentele twijfels hadden over de haalbaarheid van het project, hadden het gevoel dat ze konden worden afgerekend op die twijfels. De stuurgroep wilde begin 2014 namelijk geen twijfels meer horen.

CIO
Volgens de WUR Council moet er een Chief Information Officer (CIO) aan WUR komen die dit soort complexe IT-projecten gaat sturen. Deze CIO moet zorgen voor een heldere positie en mandaat van het project binnen WUR, voor multidisciplinaire teams en voor een iteratieve planning waarbij voortschrijdend inzicht leidt tot bijsturing. De mislukte invoering van WISE kostte WUR miljoenen euro’s.

De raad van bestuur heeft nog niet gereageerd op het rapport.

Het rapport

Re:acties 4

  • albert sikkema

    @Henk: probeer de link nog eens.

    Reageer
  • albert sikkema

    @Henk: er wordt aan de link gewerkt. @Eduard: er staat 'miljoenen' in het bericht. Jouw schatting van 4,5 miljoen kan kloppen, maar ik heb ook hogere en lagere bedragen gehoord - het is net hoe je rekent.

    Reageer
  • Eduard

    Waarom wordt niet vermeld dat dit project 4.5 miljoen heeft gekost? Weggegooid geld. De omvang van dit falen is enorm!

    Reageer
  • HenkdVries

    hihi... grappig dat de link naar het rapport het niet doet bij een artikel over ICT problematiek.

    Reageer

Re:ageer