Organisatie - 12 oktober 2017

Is de bureaucratie te temmen?

tekst:
Carina Nieuwenweg

Vermindering van de bureaucratie is een belangrijk thema binnen WUR. Toch hebben medewerkers de indruk dat het alleen maar meer wordt. Neem het onlangs ingevoerde extra vinkje in MyProjects, waarmee onderzoekers moeten aangeven of ze persoonsgegevens gebruiken. Kunnen we het bureaucratische beest wel in bedwang houden?

tekst Carina Nieuwenweg  illustratie Henk van Ruitenbeek

Anton van Bunschoten, onderwijs- en onderzoeksassistent Bionanotechnologie

AntonvanBunschoten.png

‘Als assistent heb ik vooral met tijdschrijven te maken. Sommige fondsverstrekkers vragen om een uitgebreide verantwoording van uren en geld, maar die strenge eisen gelden niet voor alle projecten. Daarom vraag ik me af of MyProjects de eisen van de hoogste bewijslast hanteert of dat WUR wettelijk verplicht is om zo veel verantwoording af te leggen. Ikzelf heb in ieder geval vrijwel niet te maken met een fonds dat mijn uren allemaal verantwoord wil zien. Ik vraag me dan ook af voor wie ik die uren eigenlijk schrijf. Wat ik verder zorgelijk vind, is dat er tegenwoordig een hele managementlaag nodig is om een wetenschappelijk project te beheren. Ik vind het apart dat de verantwoording zo ingewikkeld en veeleisend is geworden dat leerstoelgroepen dat niet meer zelf kunnen en er onderzoeksgeld aan besteed moet worden.’

 

Marie-Luise Puhlmann, onderzoeksassistente Human Nutrition

marie-louisePuhlmann.png

‘Op de afdeling Humane Voeding zijn er strikte regels rond projectregistratie. We volgen dezelfde procedure als bij farmaceutisch onderzoek. We moeten een protocol schrijven dat aan allerlei regels moet voldoen en daarna aan de Medisch Ethische Toetsingscommissie van WUR wordt voorgelegd. Zo'n protocol gaat vaak meerdere keren door de commissie: je bent makkelijk een halfjaar tot een jaar kwijt voor je van start mag. Verder moeten we gedurende een studiedag alles bijhouden en registreren: elke afwijking moet worden doorgegeven. Er is dus veel bureaucratie. Maar voedingsonderzoek is nu eenmaal gevoelig; we werken met mensen en het welzijn van de deelnemer heeft de hoogste prioriteit. Op dit moment gebeurt alles nog op papier. Werken met digitale versies zou het makkelijker maken.’

 

Sjon Hendriks, beheertechnicus bij Microbiologie

Sjon Hendriks-2.jpg

‘Ik zie bureaucratie als iets noodzakelijks, om bepaalde zaken overzichtelijk te krijgen en te houden. Maar we moeten wel opletten dat we niet doorslaan. Een goed voorbeeld hiervan is de deadline voor tijdschrijven die veel te vroeg ligt; dan zijn we fictief aan het schrijven. Dit zorgt ook voor extra druk bij het secretariaat. Ik merk zelf dat er steeds meer systemen bij komen doordat het aantal studenten toeneemt. Zo hebben we een systeem opgezet om te kunnen bijhouden welke studenten al labinstructies hebben gehad en of ze alles goed begrepen hebben.’

 

Gert Jan Hofstede, universitair hoofddocent Toegepaste Informatiekunde

GertJanHofstede.png

‘We kunnen niet zonder bureaucratie, maar ik ben er steeds meer dure tijd aan kwijt, die ik steeds minder heb. MyProjects is buitengewoon gebruikersonvriendelijk, en dan zijn er nog diverse andere lastige en steeds veranderende systemen, bijvoorbeeld voor vakantie of reisdeclaraties. Erger is dat tijdschrijven zo zinledig is. Je vult niet in wat je echt doet, maar wat je volgens je projecten of je portfolio moet doen. Het doel wordt daarmee “feed the beast”. Ik vind dat frustrerend, vooral omdat we ook al worden afgerekend op publicaties en onderwijsevaluaties.’

 

Paula Harkes, promovendus bij Nematologie

paula nieuw.JPG

‘Ik heb het idee dat de bureaucratie op de universiteit wel meevalt. Als PhD-student heb ik veel vrijheid. Ik hoef niet op vaste tijden te werken of de verdeling van mijn uren op te schrijven. Iets dat waarschijnlijk bij de meeste bedrijven wel zou moeten. Dat zie ik ook als één van de grote voordelen van het doen van een PhD. Ik heb de vrijheid om te besluiten rond tien uur te beginnen en tot zeven uur door te gaan. Een zekere vorm van bureaucratie is wel nodig; we kunnen niet alles op basis van goed vertrouwen doen.’

 

Bastiaan Meerburg, afdelingshoofd Veehouderij en Omgeving

BastiaanMeerburg.png

‘WUR moet simpelweg aan bepaalde eisen voldoen wat betreft de privacywetgeving. Als dat relatief makkelijk kan met een vinkje in MyProjects, vind ik het prachtig. Wat ik belangrijker vind, is dat de we de bureaucratie verminderen van het offertetraject. Als we mee willen draaien in het bedrijfsleven, moeten we de prioriteiten van de klant vooropstellen. Soms wil de klant binnen een week een offerte hebben. Dat levert problemen bij ons op omdat zo’n offerte eerst een vinkjescircuit ingaat. Iedereen moet een vinkje zetten: de projectleider, de controller, het afdelingshoofd, de directeuren en de jurist. Als er dan iemand met vakantie is, ben je zo een paar weken verder. Maar het heeft vooral met de mentaliteit te maken: de neiging tot risicomijding binnen de organisatie is heel groot. Daarin zijn nog slagen te maken.’

 

Jan Kammenga, persoonlijk hoogleraar functionele genetica

JanKammenga.png

‘Bureaucratie is in mijn optiek: alles volgens lijstjes willen doen. En dat komt te veel voor. Lijstjes met eisen voor tenure track, lijstjes voor de beste universiteit, de beste publicaties. We leven in een lijstjesland, met het idee dat alles goed is als er maar aan de lijstjes is voldaan. De achterliggende gedachte is dat we met lijstjes controle hebben op de kwaliteit. Terwijl je door de lijstjes juist al snel voorbijgaat aan de inhoud. We zijn daar de afgelopen jaren in doorgeschoten. Naast het inhoudelijk werk is een docent bijvoorbeeld steeds meer bezig met de vakevaluaties waarop hij of zij kan worden afgerekend. Evaluaties zouden maatwerk moeten zijn. Iemand die niet in de strak gedefinieerde lijstjesmal past, kan immers ontzettend waardevol zijn voor de organisatie.’


Re:ageer